LS::Connect – Outlook SharePoint

Das LS::Connect OutlookAddin ermöglicht es, E-Mails schnell und einfach von Microsoft Outlook in einen beliebigen Ordner einer SharePoint-Dokumentenbibliothek hochzuladen. Wichtige Informationen wie z.B. der Betreff können dabei automatisch in Felder der Dokumentenbibliothek geschrieben werden.

Das Problem

Microsoft hat mit den Windows SharePoint Services 3.0 (WSS 3.0) bzw. dem Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS 2007) eine Plattform geschaffen, die den täglichen Arbeitsablauf sehr vereinfachen kann. Dokumentenbibliotheken stellen dabei einen wichtigen Bestandteil dar, um Daten anderen Mitarbeitern zur Verfügung stellen.

Viele unserer Kunden verwenden diese Bibliotheken für die Organisation ihrer Projekte bzw. zur Ablage wichtiger Projektdaten. Der E-Mail-Verkehr ist oft Teil eines Projekts und wird meist in einem eigenen Ordner zusammen mit anderen Projektdaten auf dem SharePoint archiviert. Wenn nun z.B. von Microsoft Outlook aus eine oder mehrere E-Mails zentral auf dem SharePoint abgelegt werden sollen, ist dies für den Anwender meist sehr umständlich.

Da Microsoft Outlook einer der beliebtesten E-Mail-Clients in Unternehmen ist, ist es daher nicht ungewöhnlich, dass der Anwender eine oder mehrere E-Mails zentral auf dem SharePoint ablegen will um Sie anderen Anwendern zur Verfügung zu stellen. Das Problem vor dem der Anwender hierbei steht ist, dass das Hochladen selbst ein relativ umständlicher Vorgang ist. Möchte der Anwender zusätzliche Informationen wie z.B. den Betreff der E-Mail in das Titelfeld eintragen, so muss der Anwender dies manuell nachholen.

Eine mögliche Lösung des Problems ist es, sich an den Administrator zu wenden und der Bibliothek eine E-Mail-Adresse zuzuordnen. Diese Lösung ist unserer Erfahrung nach nur in seltenen Fällen optimal, weil es dadurch lediglich möglich wird in den obersten Ordner der Dokumentenbibliothek E-Mails zu übertragen und die vorgegebenen E-Mail-Felder zu belegen.

Die Lösung

Das Lansco LS:Connect OutlookAddin behebt das o.g. Problem, indem es sich direkt in Outlook integriert. Der Anwender hat dadurch die Möglichkeit, E-Mails auszuwählen und durch einen Klick an die Benutzeroberfläche von LS::Connect weiter zu geben. In dieser wählen Sie nur noch die Verbindung und den Zielordner aus und schon werden die E-Mails in die Dokumentenbibliothek übertragen.

Die Konfiguration bietet dabei die Möglichkeit die Verbindung an Ihre persönlichen Wünsche anzupassen um Ihren Arbeitsablauf weiter zu optimieren. So können Sie z.B. einen Startordner festlegen um nicht jedes Mal durch die gesamte Ordnerstruktur navigieren zu müssen. Dabei sollte die größte Arbeitserleichterung die Verknüpfung zwischen E-Mail-Attributen wie z.B. Betreff mit beliebigen Feldern der Dokumentenbibliothek sein. Wenn Sie nun eine E-Mail hochladen, werden die Felder auf dem SharePoint automatisch mit den Werten der E-Mail belegt, ohne den Administrator selbst bemühen zu müssen.

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