Office 365

Neues aus der Wolke | Special zur Ignite 2018

Microsoft Ignite Banner

Neues aus der Wolke, diesmal mit einer Sonderausgabe zur Ignite 2018. Das Wolke7-Team hat interessante Neuerungen für Sie zusammengefasst.

Microsoft Teams

Microsoft Teams und SharePoint wächst zusammen
Die volle Power von SharePoint Dokumentbibliotheken und Listen kann bald auch über Microsoft Teams genutzt werden. So wird es in Zukunft möglich sein, SharePoint Dokumentbibliotheken (inkl. benutzerdefinierter Spalten) und Listen in der direkt in Teams anzuzeigen. Hinzu kommt die Möglichkeit zwischen verschiendenen Ansichten zu wechseln oder Dokumente direkt per OneDrive auf das lokale Gerät zu synchronisieren. Die Arbeitsweise von Usern die Microsoft Teams als primäres Tool nutzen, wird so noch besser unterstützt.
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Ein Team für die gesamte Organisation
Mit Hilfe von "Organisationsweiten Teams" kann ein Team erstellt werden, indem automatisch alle Personen der Organsiation hinzugefügt werden. Die Zugehörigkeit wird hierbei auf Basis des Azure Active Directories aktualisiert, was die Verwaltung des Teams vereinfacht. Wird das Team erstellt (nur Administratoren sind berechtigt), werden automatisch alle globalen Administratoren des Tenants als Besitzer und alle anderen User als Mitglied hinzugefügt - Gäste, Räume oder andere Ressourcen werden nicht berücksichtigt. Die Mitglieder können das Team nicht verlassen - nur Besitzer können die Mitgliedschaft des Teams bearbeiten. Aktuell liegt die Limitierung für organisationsweite Teams bei 1000 Usern. Mit organisationsweiten Teams kann ein zentraler Kommunikationskanal bereitgestellt werden. Dies ist vorallem dann relevant, wenn sichergestellt werden soll, dass alle Mitarbeiter des Unternehmens eine bestimmte Information erhalten. Als Best Practice für ein organisationsweites Team führt Microsoft an, nur Besitzern das Posten von Nachrichten zu erlauben und @mentions zu verbieten.

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Organigramm in Teams
Über Microsoft Teams kann nun direkt nach Personen gesucht und das zugehörige Organigramm angezeigt werden. Bei Klick auf eine Person, können Kontaktinformationen sowie letzte Aktivitäten bzw. Posts in Microsoft Teams eingesehen werden. 

Quelle:  Microsoft Tech Community, Christopher Bryan

Tabs in privaten Chats bereitstellen
Tabs können nun auch in privaten Chats verwendet werden, um wichtige Informationen bereitzustellen oder zu verlinken. Microsoft hat bereits begonnen das Feature auszurollen - Ende November wird es voraussichtlich in allen Tenants verfügbar sein. 

Ruhezeiten für Benachtigungen
Ab sofort können in der Microsoft Teams App für iOS und Android sog. "Ruhezeiten" für Benachrichtigungen festgelegt werden. Hierbei kann variabel eine bestimmte Uhrzeit am Tag festgelegt oder ganze Tage als Ruhezeit definiert werden.
Microsoft Teams Ruhezeiten Screenshot
Meetings direkt mit der mobilen App planen
Meetings können seit Kurzem auch direkt in der mobilen App erstellt werden. Zusätzlich wird es bald möglich sein, auch Kanal-Meetings per App zu erstellen und zu verwalten. 

Microsoft Teams Meeting mobile Screenshot

Weitere Informationen zu den Updates bei Microsoft Teams
 

Microsoft OneDrive

Files On-Demand für Mac
Auf Basis eines User-Voice Requests wird Files On-Demand nun auch für OneDrive Clients auf Mac kommen. OneDrive Datein werden, wie in Windows, voll im Finder integriert. Die Funktion wird voraussichtlich in den innerhalb der nächsten Monate verfügbar sein.

Speicheroptimierung für Windows
Mit Hilfe der Speicheroptimierung für Windows kann Speicherplatz bereinigt werden, indem Dateien entfernt werden, die lange nicht mehr genutzt worden sind. In Zukunft wird es auch möglich sein, OneDrive Daten über die Speicheroptimierung zu verwalten. Zyklisch werden so auch OneDrive Daten bereinigt, die lange nicht mehr genutzt worden sind. Ausgenommen sind hierbei Ordner und Dokumente die als "immer auf dem Geräte behalten" markiert sind.

Synchronisieren von Dateien aus unterschiedlichen Tenants
Bald können Nutzer Dateien mit OneDrive synchronisieren, die von externen Partnern geteilt worden sind - die Funktion soll für Windows und Mac zur Verfügung stehen. Die Zusammenarbeit mit externen Partnern und Kunden wird so noch effektiver.

Quelle:  Microsoft Tech Community, Stephen Rose

Mobile Capture
Mittels der Mobile Capture Funktion von OneDrive for Business können Bilder und gescannte Dokumente direkt nach SharePoint Online oder OneDrive hochgeladen werden. Ab Ende des Jahres wird die Funktion erweitert, sodass direkt beim Upload in der App ensprechende Metadaten hinterlegt werden können. Microsoft hat das Feature für Ende des Jahres 2018 angekündigt. 

Quelle:  Microsoft Tech Community, Chris McNulty

Shared with me
In der Ansicht "Shared with me" der mobilen App von OneDrive, werden weitere Metadaten zu den Dokumenten ("Geteilt von" und das Datum, wann das Dokument geteilt wurde) direkt in der Übersicht angezeigt.

Quelle:  Microsoft Tech Community, Stephen Rose

Weitere Informationen zu den Neurungen Rund um OneDrive
 

SharePoint Online

Zugriff mit einem Klick genehmigen
Sobald ein Nutzer Zugriff auf ein Dokument beantragt, können berechtigte User mit einem Klick über eine entsprechende E-Mail Benachrichtigung die Berechtigung erteilen oder die Zugriffsanfrage ablehnen.

Quelle:  Microsoft Tech Community, Stephen Rose

Anpassung Topnavigation und Footer in Sites
Site Owner können bald zwischen drei Layouts für die Topnavigation wählen: standard, minimal & compact. Außerdem kann ein Footer mit zusätzlichen Links bereitgestellt werden, die für die entsprechende Seite relevant sind.

Hub Sites: Neues Mega Menü
Mit Hilfe eines Mega Menüs für Hub Sites, können zugeordnete Sites auf einer Navigationsebene in der Topnavigation abgebildet werden. Dies ermöglicht es Informationsarchitekturen des Unternehmens besser in Office 365 abzubilden und eine logische Gruppierung der Inhalte für Enduser bereitzustellen. 

Quelle: Microsoft Tech Community, Mark Kashman

Hub Sites: Intuitive Erstellung von zugeordneten Sites
In der Vergangenheit musste eine neue Site zuerst erstellt und dann der gewünschten Hubsite zugeordnet werden. In Zukunft können Sites direkt aus einer Hub Site heraus erstellt und damit dieser zugeordnet werden - die Bereitstellung wird damit einfacher und intuitiver für die Enduser. Das Feature soll bis Ende Dezember 2018 in allen Tenants verfügbar sein. 

Hub Sites: Einfachere Erstellung
Die Preview des neuen SharePoint Admin Centers ist bereits länger verfügbar, doch Hubsites konnten über das Admin Center weder erstellt noch verwaltet werden. Hier zieht Microsoft nach - es wird sowohl möglich sein Hub Sites zu erstellen als auch andere Sites einer Hubsite zuzuordnen.

Zentrale Asset Library
Im Standard existiert pro Site Collection und damit z.B. pro Communication Site oder Team Site, eine Asset Library (Dokumentbibliothek "Websiteobjekte"). Sollen Bilder in verschiedenen Sites wiederverwendet werden, müssen diese zuerst in der entsprechenden Team oder Communication Site hochgeladen werden. Dies wird in Zukunft nicht mehr notwendig sein, denn mittels einer zentalen Asset Library kann wiederverwendbarer Content (z.B. vom Unternehmen gekauftes Bildmaterial oder Logos) zentral bereitgestellt und von den Redaktueren in allen Sites genutzt werden. Das Feature wird voraussichtlich Anfang 2019 verfügbar sein.

Quelle: Microsoft Tech Community, Mark Kashman

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Neue Informationen in der File Card
Bei Hover über ein Dokument, werden Informationen wie das Datum und die Person der letzten Änderung angezeigt. Voraussichtlich Ende des Jahres 2018 werden weitere Informationen, wie die geschätzte Lesedauer oder Stichpunkte zu dem Inhalt des Dokuments direkt in der Übersicht angezeigt. Weitere Informationen

Quelle:  Microsoft Tech Community, Chris McNulty

@mentions in Kommentaren
In Kommentaren können über @mentions, Personen direkt über einen Kommentar benachrichtigt werden. Wird eine Person in einem Kommentar erwähnt, erhält diese eine E-Mail Benachrichtigung mit einem Link zu dem Dokument und dem Kommentar. Die Funktion wird aktuell für "Targeted Release (First Release) Tenants" ausgerollt und vorerst für Word und PowerPoint Dokumente bereitgestellt. In Zukunft soll das Feature aber auch in Excel und SharePoint Newsbeiträgen zur Verfügung stehen. 
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