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Als IT-Dienstleister haben wir uns auf die Umsetzung von Modern Workplace Konzepten mit Office 365 und Microsoft Azure spezialisiert und dies auch in unseren Räumlichkeiten in Hof umgesetzt. Dies ist kein einfacher Weg und erfordert einiges an Umdenken und Reorganisation innerhalb des Unternehmens. Dabei lassen sich die einzelnen Vorteile, aber auch die Herausforderungen der Umsetzung eines Modern Workplace Konzeptes sehr gut in fünf Teilbereiche untergliedern:
Anforderungen von Bewerbern und Gewinnung von geeignetem Fachpersonal
Die Bezahlung der Mitarbeiter über das monatliche Gehalt und das Angebot von Prämienprogrammen sind lange nicht mehr ausreichend und alleiniger Bestandteil der Mitarbeiterbindung und -gewinnung. Immer mehr Mitarbeiter fordern Flexibilität in der Arbeitszeit und dem Arbeitsort. Mit einer modernen Organisation des Arbeitsplatzes in Zeit und Ort können somit neue Mitarbeiter gewonnen und bestehende Arbeitsverhältnisse gefestigt werden. Natürlich gehört in der Umsetzung solch einer Flexibilität eine große Portion Vertrauen dazu.
Marktanforderungen
Neben den Anforderungen durch die Mitarbeiter und Bewerber ergeben sich auch Anforderungen aus dem Markt heraus. Nachdem im ERP-Bereich schon seit vielen Jahren mit Schnittstellen gearbeitet wird, hält dies auch in anderen Applikationen Einzug. In vielen Unternehmens-Partnerschaften oder auch Kundensituationen ergibt sich die Anforderung der einfachen Kommunikation und dem unkomplizierten Dateiaustausch. In einer vereinfachten Kommunikation werden Chats und die Videokonferenzfunktion immer wichtiger. Ziel ist es hier, sich auf direktem und kürzestem Wege abzustimmen. Videokonferenzen kommen dann zum Einsatz, wenn die Mitarbeiter und Kunden über viele Standorte verteilt sind. Auch Angebots- und Projektdateien müssen über unterschiedliche Standorte hinweg und mit Kunden temporär geteilt werden. Bevor hier in einer Schatten-IT z.B. WhatsApp oder Dropbox zum Einsatz kommen, müssen Unternehmen eine Lösung schaffen. Wir als LANSCO GmbH nutzen neben Microsoft Teams für die Kommunikation Microsoft OneDrive zum Dateiaustausch. Als Service innerhalb der Office 365 Suite fallen somit für diese Anforderungen keine zusätzlichen Kosten an.
Technische Umsetzung
Das gesamte Konzept eines Modern Workplace steht und fällt mit der technischen Umsetzung. Zum einen muss die Geräteausstattung verändert und zum anderen müssen die Software-Komponenten eines Modern Workplace eingeführt werden. In unserem Fall haben alle Mitarbeiter ein Notebook erhalten und die Geräte wurden mit der Office 365 Suite ausgestattet. Dies hatte zur Folge, dass die bereits in der Cloud befindliche Infrastruktur (für Backups und Fachapplikationen) zur optimierten Geräte- und Benutzerverwaltung mit der Microsoft Cloud verbunden werden musste. In einem hybriden Ansatz konnte somit der mobile Arbeitsplatz, welcher nun völlig ortsunabhängig ist, realisiert werden. In einer klassischen IT-Netzwerk-Umgebung müssen weitere Bestandteile beachtet werden. Die PC-Arbeitsplätze sind in der Regel mit einem Monitor, Maus und Tastatur ausgestattet. Das Konzept sieht hier vor, dass alle Arbeitsplätze einem gleichen Standard entsprechen. Als LANSCO haben wir uns darauf verständigt, dass ein Monitor zusätzlich zum Notebook-Display ausreichend ist. Des Weiteren wurden Maus- und Tastatur-Kombinationen angeschafft, welche mobil zum Einsatz kommen und personalisiert sind. Die vorhandenen Tischtelefone wurden durch Headsets ersetzt und mit der bereits bestehenden VOIP-Telefonanlage verbunden. Hier kommt wiederum aus der Office 365 Familie Microsoft Teams zum Einsatz. Der allumfassende Softclient liefert nicht nur die Telefon-, Video- und Chatfunktion sondern zusätzlich eine Schnittstelle zu weiteren Office 365 Services wie z.B. Word, Excel, PowerPoint, OneDrive for Business und SharePoint Online. Dadurch wird das gemeinsame Bearbeiten und die zentrale Ablage von Dokumenten ermöglicht, ebenso wie ein dynamischer Austausch in und über Unternehmensbeteiligungen hinweg. Als Mobilitätsvoraussetzung muss allerdings eine durchgängige und stabile WLAN-Infrastruktur geschaffen werden. Diese ist insbesondere dann notwendig, wenn Mitarbeiter spontan und projektgetrieben den Arbeitsplatz wechseln möchten.
Change Management - Wo ist mein Bürostuhl hin und wo kann ich meinen Kaktus aufstellen?
Wenn ein Modern Workplace Konzept implementiert wird, betrifft dies alle Bereiche in einem Unternehmen. Einige Mitarbeiter werden zu Beginn der Umsetzung "alte" Gewohnheiten vermissen und oftmals stellt man sich als Mitarbeiter auch die Fragen wo der eigene Bürostuhl hin ist und wo man seinen Kaktus aufstellen kann. Stichwort ist hier das Change Management. Wichtig ist die genaue Planung zur Umsetzung eines Modern Workplace Konzeptes, die Identifizierung und Bewertung aller bekannten Risiken sowie das Einbinden aller Mitarbeiter in den Prozess. Eine Veränderung bringt immer Unbequemlichkeiten mit sich, allerdings sollte der positive Nutzen in den Vordergrund gestellt werden. In unserem Fall ergab sich eine wesentlich höhere Tischhygiene, da bei einer freien Tischwahl der Reinigungsservice öfters in Anspruch genommen werden muss. Ach übrigens: Das mit dem Bürostuhl konnte dann auch geklärt werden.
Wirtschaftlichkeit - Wie kann ich mich als Unternehmen kaufmännisch zukunftssicher aufstellen?
Bei all den schönen technischen und mitarbeiterfreundlichen Ideen und Ansätzen darf eines nicht vergessen werden: Die Wirtschaftlichkeit solch eines Modells. In klassischen IT-Infrastrukturen stehen zyklische Beschaffungen innerhalb von ca. 5 Jahren an und somit auch die entsprechenden Migrationen. Mit einem einmaligen Invest oder einer entsprechenden Leasing-Partnerschaft werden die IT-Kosten kalkuliert. Die Flexibilität wird in einem gewissen Maße eingeschränkt, da man bei einer zyklischen Beschaffung den aktuellen und zukünftigen Performance-Anspruch kennen muss. Hinzu kommt, dass die Kosten periodisch zunehmen, da neben den bereits geschilderten Anforderungen von Mitarbeitern und Kunden auch diese der IT z.B. in Hinblick auf Security & Compliance steigen. Mit der Einführung und Nutzung von Microsoft Office 365 und Azure werden die genannten Herausforderungen bewältigt. Der Hersteller selbst sorgt dafür, dass die Services abgesichert sind und die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden. Abgerechnet werden nur die tatsächlich in Anspruch genommen Leistungen, sodass eine hoheFlexibilität und Skalierbarkeit der Ressourcen (IT-Ressourcen sowie benutzerbezogene Lizenzen) erreicht werden kann. Zudem fallen die periodisch anstehenden Migrationskosten in diesem Bereich weg. Lediglich notwendig wird ein einmaliges Set Up. Positiver Nebeneffekt ist die Sicherstellung andauernder Updates und Patches für alle genutzten Dienste.
Nicht zu vergessen ist die effizientere Nutzung vorhandener Büroflächen. Mit einem flexiblen Arbeitsplatzmodell müssen Arbeitsplätze nicht mehr pro Mitarbeiter vorgehalten werden. Somit kann man zukünftig auch bei einer steigenden Mitarbeiteranzahl in den vorhandenen Büroflächen zurecht kommen.
Ein Modern Workplace Konzept liefert folglich wesentliche Mehrwerte und muss nicht nur als Einführung und Umsetzung einer modernen IT verstanden werden. Der Ansatz kann als Reaktion auf den Fachkräftemangel interpretiert werden und bringt ebenso kaufmännische Vorteile mit sich. Selbstverständlich muss erwähnt werden, dass die Einführung eines solchen Konzepts immer mit initialen Kosten und Mehraufwänden verbunden ist. Die IT-Infrastruktur gestaltet sich jedoch zukünftig wesentlich agiler und entwickelt sich zu einem anwenderbezogenen Unternehmensbereich.
Und was hat das jetzt mit einem Keks zu tun? Ganz einfach: Haben wir Ihr Interesse geweckt, so vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns und kommen auf einen Keks vorbei. Gerne stehen wir Ihnen in einem persönlichen Gespräch zur Verfügung und zeigen Ihnen in der Praxis die Umsetzung eines Modern Workplace Konzepts.
