{"id":325,"date":"2021-11-09T09:36:15","date_gmt":"2021-11-09T08:36:15","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.lansco.de\/wordpress\/?p=325"},"modified":"2024-03-05T14:04:24","modified_gmt":"2024-03-05T13:04:24","slug":"webinar-klassisches-dms-und-teams","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.lansco.de\/blog\/2021\/11\/09\/webinar-klassisches-dms-und-teams\/","title":{"rendered":"Webinar: Klassisches DMS und Teams"},"content":{"rendered":"\n<p>Wie passt das zusammen?<\/p>\n\n\n\n<p>Hier erhaltet ihr die Zusammenfassung zu unserem Online Seminar zu klassischem DMS und Teams. Viel Spa\u00df damit!<\/p>\n\n\n\n<p>Am 03. November&nbsp;haben wir uns intensiv mit diesem Themengebiet&nbsp;in unserem Webinar auseinandergesetzt. In diesem Zusammenhang wurde ebenfalls auf die Notwendigkeit eines ordentlichen M365 Backups zuusammen mit AvePoint eingegangen.<\/p>\n\n\n\n<p>Konkret haben wir uns folgenden Inhalten angenommen:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>DMS vs. ECM vs. Archivsystem<\/li>\n\n\n\n<li>Anforderungsumsetzung im modernen Ansatz mit Microsoft Teams &amp; SharePoint Communication Sites<\/li>\n\n\n\n<li>Aufbau der notwendigen Struktur mit SharePoint Hub Sites<\/li>\n\n\n\n<li>Effiziente Nutzung der&nbsp;SharePoint Suche inkl. m\u00f6glicher PnP Search WebParts<\/li>\n\n\n\n<li>Abgrenzung zwischen Collaboration und &#8222;offizieller&#8220; Dateiablage<\/li>\n\n\n\n<li>Sicherung der Daten mittels AvePoint Backup<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Ihr konntet an dem Online Seminar nicht teilnehmen, hattet technische Schwierigkeiten oder musstet vorzeitig abbrechen? Kein Problem, wir stellen euch die Ressourcen hier in der Linksammlung gerne zur Verf\u00fcgung.<\/p>\n\n\n\n<p>Hier geht\u2019s zu den einzelnen Ressourcen:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-rich is-provider-handler-einbetten wp-block-embed-handler-einbetten wp-embed-aspect-16-9 wp-has-aspect-ratio\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe loading=\"lazy\" title=\"Klassisches DMS und Microsoft Teams - Wie passt das zusammen?\" width=\"676\" height=\"380\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/qGMKqughlrk?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" allowfullscreen><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n\n\n<p>Aufzeichnung Webinar:&nbsp;<a href=\"https:\/\/lans.co\/RecordingWebinarDMSTeams\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">https:\/\/lans.co\/RecordingWebinarDMSTeams<\/a>&nbsp;<br>Download der Pr\u00e4sentationen:&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.lansco.de\/fileadmin\/user_upload\/downloads\/webinars\/2021-11-03_-_Webinar_Klassisches_DMS_und_Microsoft_Teams_-_Wie_passt_das_zusammen.pdf\">https:\/\/lans.co\/DMSTeamsDownload<\/a><\/p>\n\n\n\n<p>Grunds\u00e4tzlich w\u00fcrde mich neben den Standardfunktionalit\u00e4ten eines DMS auch interessieren, wie fortgeschrittenen Workflows umgesetzt werden k\u00f6nnen (z.B. Definition eines Ablaufdatums f\u00fcr ein Dokument und automatischer Versand einer E-Mail bei Erreichen des Ablaufdatums).<\/p>\n\n\n\n<p>Das Mittel der Wahl ist hier in den meisten F\u00e4llen Power Automate: Ein sog. Power Automate Flow kann zyklisch (z.B. t\u00e4glich) in einer Dokumentenbibliothek ausgef\u00fchrt werden und pr\u00fcft, ob heute Dokumente das Ablaufdatum erreichen. Bei den Dokumenten, bei denen dies zutrifft wird anschlie\u00dfend basierend auf der eingegebenen E-Mailadresse das Ablaufdatum versendet.&nbsp;Im Netz gibt es hier diverse Beispiele und unterschiedliche Varianten (z.B.&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.c-sharpcorner.com\/article\/send-an-email-reminder-notification-based-on-expire-date-using-power-automate\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">https:\/\/www.c-sharpcorner.com\/article\/send-an-email-reminder-notification-based-on-expire-date-using-power-automate\/<\/a>). Die Grundidee ist aber eigentlich immer wie oben beschrieben.<\/p>\n\n\n\n<p>Grenzen des Systems: wir arbeiten mit Projektordnern &#8211; das klappt ganz gut die Frage stellt sich, inwieweit kann SharePoint mit massenhaften (statischen) Daten umgehen (das gr\u00f6\u00dfte, aktuelle Projekt hat ein Volumen von knapp 4 TB mit \u00fcber 1M Dateien)?<\/p>\n\n\n\n<p>Grunds\u00e4tzlich ist SharePoint daf\u00fcr ausgelegt, mit gro\u00dfen Datenmengen umgehen zu k\u00f6nnen. SharePoint kommt urspr\u00fcnglich aus dem Enterprise-Segment und dort sind 3- bis 4-stellige TB-Zahlen mit Millionen von Dokumenten keine Seltenheit.&nbsp;Die technischen Rahmenbedingungen von SharePoint sind hier dokumentiert:&nbsp;<a href=\"https:\/\/docs.microsoft.com\/en-us\/office365\/servicedescriptions\/sharepoint-online-service-description\/sharepoint-online-limits\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">https:\/\/docs.microsoft.com\/en-us\/office365\/servicedescriptions\/sharepoint-online-service-description\/sharepoint-online-limits<\/a><\/p>\n\n\n\n<p>Die angegebenen 25 TB beziehen sich auf eine Site, d.h. wenn man alle Daten aller Projekte in eine Site packt, wird man ein Problem bekommen. Arbeitet man aber z.B. pro Projekt mit einer Site (oder einem Team, was eine Site ist), dann ist dieses Limit kein Problem.&nbsp;Eine gr\u00f6\u00dfere Herausforderung sind hier allerdings die Kosten: Man hat 1 TB + 10 GB pro Lizenz im Tenant inklusive. Sobald man dieses Limit erreicht, muss man zus\u00e4tzlichen Speicher nachkaufen, der dann auch wieder monatlich abgerechnet wird.&nbsp;<a href=\"https:\/\/docs.microsoft.com\/en-us\/microsoft-365\/commerce\/add-storage-space?view=o365-worldwide\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">https:\/\/docs.microsoft.com\/en-us\/microsoft-365\/commerce\/add-storage-space?view=o365-worldwide<\/a><\/p>\n\n\n\n<p>Da dies irgendwann sehr teuer werden kann, empfehlen wir immer zu \u00fcberlegen: Handelt es sich dabei um Daten, an denen aktiv gearbeitet oder auf die direkt zugegriffen werden muss? Dann ist SharePoint als Zusammenarbeits- und DMS-System sinnvoll. Wenn es sich aber um &#8222;tote&#8220; Daten handelt, w\u00e4re vermutlich ein billigerer Speicher (z.B. Azure File Storage im Archive Modus&nbsp;<a href=\"https:\/\/azure.microsoft.com\/de-de\/services\/storage\/archive\/#overview\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">https:\/\/azure.microsoft.com\/de-de\/services\/storage\/archive\/#overview<\/a>) besser geeignet.<\/p>\n\n\n\n<p>Wie ber\u00fccksichtigt ihr\/TEAMS Anforderungen an Management dokumentierter Informationen nach zB ISO9001, insbes. Lenkung (Versionierung) und Freigabe?<\/p>\n\n\n\n<p>SharePoint f\u00fcr sich hat die Bausteine, um solche Anforderungen abzubilden (Versionierung, Metadaten f\u00fcr Review, Power Automate f\u00fcr Freigabe). Allerdings m\u00fcssen wir als Kunden\/Dienstleister diese Bausteine selbstst\u00e4ndig zusammenstecken um die notwendigen, regulatorischen Vorgaben zu erf\u00fcllen.&nbsp;Unser Vorgehen ist hier meist das folgende: Das Unternehmen beschreibt die genauen Anforderungen und wir bilden diese dann mit den vorhandenen Werkzeugen ab. Ein m\u00e4chtiges Werkzeug hier sind die Retention-Funktionen aus dem Bereich &#8222;Security &amp; Compliance&#8220; in Microsoft 365&nbsp;<a href=\"https:\/\/docs.microsoft.com\/en-us\/microsoft-365\/compliance\/retention?view=o365-worldwide\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">https:\/\/docs.microsoft.com\/en-us\/microsoft-365\/compliance\/retention?view=o365-worldwide<\/a><\/p>\n\n\n\n<p>Wie kann man eine zentrale Schl\u00fcsselwortliste erstellen?<\/p>\n\n\n\n<p>Ja, das ist m\u00f6glich. Man f\u00fcgt in die betreffenden Bibliotheken eine Spalte des Typs &#8222;Managed Metadata&#8220; (dt. Verwaltete Metadaten) ein und referenziert auf ein zentral verwaltetes Termset&nbsp;<a href=\"https:\/\/docs.microsoft.com\/en-us\/sharepoint\/managed-metadata\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">https:\/\/docs.microsoft.com\/en-us\/sharepoint\/managed-metadata<\/a>. Wichtig ist dabei, dass die Spalte immer den gleichen Namen hat, damit die Suche versteht, dass es sich immer um die gleiche Metainformation handelt.<\/p>\n\n\n\n<p>Anschlie\u00dfend kann man diese Spalte in der Suche nutzen&nbsp;<a href=\"https:\/\/docs.microsoft.com\/de-de\/microsoft-365\/community\/how-do-site-columns-become-managed-properties-thus-available-for-search\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">https:\/\/docs.microsoft.com\/de-de\/microsoft-365\/community\/how-do-site-columns-become-managed-properties-thus-available-for-search<\/a><\/p>\n\n\n\n<p>Gibt es Automatismen die Dateien nach gewissen Parametern selbst\u00e4ndig verschieben\/kopieren?<\/p>\n\n\n\n<p>Mit Power Automate lassen sich Prozesse bauen, die auf \u00c4nderungen an einem Dokument reagieren oder zyklisch (z.B. einmal am Tag) pr\u00fcfen und anschlie\u00dfend auf Basis von Metainformationen die notwendige Aktion ausf\u00fchrt. Ein Beispiel ist hier beschrieben:&nbsp;<a href=\"https:\/\/spknowledge.com\/2020\/09\/20\/power-automate-how-to-auto-copy-or-move-files-in-sharepoint-library\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">https:\/\/spknowledge.com\/2020\/09\/20\/power-automate-how-to-auto-copy-or-move-files-in-sharepoint-library\/<\/a><\/p>\n\n\n\n<p>Das Verschieben innerhalb von SharePoint funktionierte bisher sehr schlecht, hat Microsoft hier etwas aktualisiert? Bei uns sind immer die Metadaten kaputt gegangen<\/p>\n\n\n\n<p>SharePoint hat erfahrungsgem\u00e4\u00df ein Problem wenn man gr\u00f6\u00dfere Datenmengen verschiebt. Es gibt hier auch einige Limits, die man beachten sollte&nbsp;<a href=\"https:\/\/sharepointstuff.com\/2021\/04\/21\/limitations-of-copy-move-options-in-sharepoint-and-teams\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">https:\/\/sharepointstuff.com\/2021\/04\/21\/limitations-of-copy-move-options-in-sharepoint-and-teams\/<\/a><\/p>\n\n\n\n<p>Was speziell Metadaten betrifft: In der Regel sollte SharePoint Metadaten innerhalb der gleichen Bibliothek problemlos mitnehmen k\u00f6nnen. Zwischen Bibliotheken oder unterschiedlichen Sites klappt es nur dann richtig, wenn die Spalten wirklich exakt gleich lauten. Damit ist nicht nur der Anzeigename sondern auch der sog. interne Name gemeint&nbsp;<a href=\"https:\/\/tomriha.com\/what-is-sharepoint-column-internal-name-and-where-to-find-it\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">https:\/\/tomriha.com\/what-is-sharepoint-column-internal-name-and-where-to-find-it\/<\/a>&nbsp;Weiterhin muss der Typ der Felder von Quelle und Ziel identisch sein.&nbsp;Sollte es dann immer noch nicht gehen (was wir auch schon hatten), greifen wir meist zu einem Migrationstool und schieben die Daten damit von A nach B. Diese Tools haben meist den Vorteil, dass man Metainformationen zwischen Quelle und Ziel auch sauber zuordnen kann.<\/p>\n\n\n\n<p>Guten Morgen in die Runde, funktioniert die Anbindung Sharepoint Site auch bei On-Prem\/Hybrid Sharepoint?<\/p>\n\n\n\n<p>Falls hier die einer anderen Site \u00fcber &#8222;Cloudspeicher hinzuf\u00fcgen&#8220; oder die Integration der Site in einen Hub gemeint ist: Diese Funktionen sind nur f\u00fcr reine Cloud-Sites verf\u00fcgbar.&nbsp;Anders verh\u00e4lt es sich bei der Suche, welche ja eigentlich den Kern der Hybridstellung darstellt. Ich kann durchaus auch mit PnP Search WebParts Suchseiten bauen, die sowohl Cloud- als auch On-Prem Sites in den Ergebnissen anzeigen. Wir nutzen dies h\u00e4ufig auch genau daf\u00fcr, um die Grenzen zwischen OnPrem und Cloud zu verwischen.&nbsp;Wenn wir beispielsweise dem Anwender eine Liste aller f\u00fcr ihn zugreifbaren Sites geben wollen, platzieren wir einen PnP Search Results WebPart und geben als Query Template &#8222;ContentClass:STS_Site&#8220; an. Daraufhin werden dem Anwender alle Sites (sowohl Cloud als auch OnPrem) angezeigt, auf die er Zugriff hat &#8211; nat\u00fcrlich vorausgesetzt, Hybrid ist korrekt konfiguriert.<\/p>\n\n\n\n<p>Gibt es eine Begrenzung in der Anzahl der Sharepoint-Webseiten?<\/p>\n\n\n\n<p>Laut dem Limits-Dokument von Microsoft tats\u00e4chlich bei 2 Millionen.&nbsp;<a href=\"https:\/\/docs.microsoft.com\/en-us\/office365\/servicedescriptions\/sharepoint-online-service-description\/sharepoint-online-limits\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">https:\/\/docs.microsoft.com\/en-us\/office365\/servicedescriptions\/sharepoint-online-service-description\/sharepoint-online-limits<\/a>. Allerdings hatte ich bisher noch nicht den Fall, dass ein Kunde jemals an dieses Limit herankam. Und ich k\u00f6nnte mir auch vorstellen, dass es bei entsprechender Unternehmensgr\u00f6\u00dfe, wo dieses Limit ein Thema werden k\u00f6nnte, entsprechende Wege zusammen mit Microsoft gibt, um die Zahl nach oben zu setzen.<\/p>\n\n\n\n<p>Kann eine Site mehreren Hubs verkn\u00fcpft werden?<\/p>\n\n\n\n<p>Bis vor kurzem konnte eine Site tats\u00e4chlich nur einem Hub zugeordnet werden. Grade im Moment befindet sich aber eine neue Funktion im Rollout, durch die man eine Hierarchie von Hubs aufbauen kann und dementsprechend eine Site indirekt mehreren Hubs zuordnen kann.&nbsp;<a href=\"https:\/\/docs.microsoft.com\/en-us\/SharePoint\/hub-to-hub-association\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">https:\/\/docs.microsoft.com\/en-us\/SharePoint\/hub-to-hub-association<\/a><\/p>\n\n\n\n<p>Ist das f\u00fcr die User gedacht? &#8211; die sind doch hoffnungslos damit \u00fcberfordert!<\/p>\n\n\n\n<p>Die gezeigten Ans\u00e4tze sind vor allem f\u00fcr die Personen gedacht, die innerhalb der Organisation den SharePoint betreuen. Meist sind dies die IT und die Administratoren, in gr\u00f6\u00dferen Unternehmen auch sog. &#8222;In-House Consultants&#8220; oder versierte Power User. Grunds\u00e4tzlich sollten wir davon ausgehen, dass die Anwender nur die offensichtlichen Funktionen auch tats\u00e4chlich intuitiv nutzen werden (und auch das nicht immer).&nbsp;Wir haben daher als Organisation immer 2 M\u00f6glichkeiten: Entweder die Funktion ist einfach genug, dass man sie mit entsprechenden Trainings &#8222;verkaufen&#8220; kann (z.B. &#8222;Cloudspeicher hinzuf\u00fcgen&#8220;) oder wir m\u00fcssen einen einfacheren Weg schaffen (z.B. ein Formular oder eine Automatisierung, bei der eine Archivsite angelegt, mit einem Hub verkn\u00fcpft und dem Anwender per Link bereitgestellt wird).<\/p>\n\n\n\n<p>Machen die PnP Such Webparts haupts\u00e4chlich im Hub Site Kontext Sinn oder bringen sie auch Vorteile wenn nur auf einer einzelnen (nicht Hub) SPO Seite genutzt? Wenn ja, welche zB?<\/p>\n\n\n\n<p>Wir setzen die PnP Such WebParts in sehr unterschiedlichen F\u00e4llen ein. Suche muss nicht immer mit einer Suchbox in Verbindung stehen. Ein paar Beispiele:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Zentrales Adressbuch aller Mitarbeiter = Suche aller Personen absteigend nach Namen &amp; Anzeige von Profilinfos wie Telefon, E-Mail etc.<\/li>\n\n\n\n<li>Anzeige aller Sites aus dem gesamten SharePoint auf die der Benutzer Zugriff hat = Query Template &#8222;ContentClass:STS_Site&#8220;<\/li>\n\n\n\n<li>Anzeige aller Pr\u00e4sentationen mit Filterm\u00f6glichkeit nach Ersteller und Quelle = QueryTemplate &#8222;filetype:pptx AND filetype:ppt&#8220; zusammen mit Filter-WebPart auf Felder &#8222;DisplayAuthor&#8220; und &#8222;SiteTitle&#8220;<\/li>\n\n\n\n<li>Anzeige aller Dateien aus ausgew\u00e4hlten Sites ohne Ordner = QueryTemplate &#8222;Path:https:\/\/urlsite1\/* AND Path:https:\/\/urlsite2\/* AND IsDocument:1&#8220;<\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/techcommunity.microsoft.com\/t5\/microsoft-365-pnp-blog\/using-the-pnp-modern-search-web-parts\/ba-p\/2239771\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">https:\/\/techcommunity.microsoft.com\/t5\/microsoft-365-pnp-blog\/using-the-pnp-modern-search-web-parts\/ba-p\/2239771<\/a><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>F\u00fcr uns sind die PnP WebParts ein sehr m\u00e4chtiges Werkzeug um Daten aus dem gesamten SharePoint zu laden, zu filtern und optisch aufbereitet anzuzeigen.<\/p>\n\n\n\n<p>Wie l\u00e4sst sich eine externe &#8222;Archivsoftware&#8220; (revisionssicher) mit Sharepoint harmonisieren? Also: Ab einem bestimmten Punkt sollen Dateien von Sharepoint ins Archivsystem \u00fcbertragen werden. Ist das m\u00f6glich?<\/p>\n\n\n\n<p>Aus unserer Erfahrung heraus, bieten die externen Archivsysteme meist selbst entsprechende M\u00f6glichkeiten. Der g\u00e4ngigste Weg ist, dass nach einem festgelegten Punkt (manuell ausgel\u00f6st oder automatisch) die Datei aus SharePoint extrahiert und ins Archivsystem \u00fcbertragen wird. Im SharePoint selbst bleibt dann lediglich der Link der Datei auf die neue Stelle im Archiv zur\u00fcck.&nbsp;Ich w\u00fcrde hier empfehlen, sich das direkt von dem Anbieter der Archivsoftware einmal zeigen zu lassen, da es eigentlich eher eine Sache des verwendeten Archivsystems als von SharePoint ist.<\/p>\n\n\n\n<p>K\u00f6nnen durch AvePoint auch separat Berechtigungen wiederhergestellt werden? Zum Beispiel 1) Mitglieder von M365 Gruppen oder 2) Mitglieder von SharePoint Gruppen?<\/p>\n\n\n\n<p>M365 Gruppenberechtigungen sowie SharePoint Gruppen-Berechtigungen k\u00f6nnen im Cloud Backup einfach durch die jeweilige Auswahl im Wiederherstellungsprozess wiederhergestellt werden. Dies ist auch m\u00f6glich, ohne die bestehenden Daten zu \u00fcberschreiben. Weiterhin k\u00f6nnen auch externe Berechtigungen im gleichen Prozess wiederhergestellt werden.<\/p>\n\n\n\n<p>Falls das beantwortet werden kann: Wie unterscheidet sich AvePoint Cloud Backup von VEEAM? Oder sind die Produkte doch sehr \u00e4hnlich?<\/p>\n\n\n\n<p>AvePoint Cloud Backup wird als vollumf\u00e4ngliches Backup As A Service vertrieben. Dies bedeutet, dass die L\u00f6sung ohne Einschr\u00e4nkungen direkt und ohne vorherigen Invest in Hardware o.\u00c4. eingesetzt werden kann.&nbsp;Weitere Informationen hier:&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.avepoint.com\/blog\/backup\/office-365-cloud-backup\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">https:\/\/www.avepoint.com\/blog\/backup\/office-365-cloud-backup\/<\/a><\/p>\n\n\n\n<p>Einen direkten Vergleich k\u00f6nnen wir gerne im pers\u00f6nlichen Gespr\u00e4ch darstellen. Wir haben bereits eine Gegen\u00fcberstellung hierzu erstellt.<\/p>\n\n\n\n<p>Thema Cloud Backup: was passiert wenn eine Datei\/ein Ordner wiederhergestellt werden soll, aber die urspr\u00fcngliche SPO Seite gar nicht mehr existiert?<\/p>\n\n\n\n<p>Neben dem klassischen In-Place Restore (der Daten an den ehemaligen Speicherort wiederherstellt) bietet Cloud Backup eine Out-Of-Place (Wiederherstellung an einen anderen Speicherort) Wiederherstellung und einen Export der Daten an. All diese M\u00f6glichkeiten sind direkt im Portal von Cloud Backup einfach zu erreichen.<\/p>\n\n\n\n<p>Besteht auch die M\u00f6glichkeit, das Backup ausschlie\u00dflich On Premises zu betreiben?<\/p>\n\n\n\n<p>Ein reiner Betrieb von Cloud Backup On-Premises ist nicht m\u00f6glich, da die L\u00f6sung als SaaS bereitgestellt wird. Die Daten hingegen k\u00f6nnen auf Kundenwunsch auch in einem lokalen Rechenzentrum gespeichert werden, um die Vorteile und Geschwindigkeit eines SaaS Backups und des eigenen Speichermediums zu nutzen.<\/p>\n\n\n\n<p>Thema Cloud Backup: wenn eine gel\u00f6schte Datei (innerhalb von 93 Tagen nach dem L\u00f6schen) aus dem Cloud Backup restored wird, liegt dann die Datei in SPO immer noch im Papierkorb oder wird die Wiederherstellung aus dem Papierkorb in SPO getriggert?<\/p>\n\n\n\n<p>Die Daten werden aus dem Cloud Backup wiederhergestellt.<\/p>\n\n\n\n<p>K\u00f6nnen auch Flows aus Power Automate gebackupt werden?<\/p>\n\n\n\n<p>Zum jetzigen Stand kann die Microsoft Power Plattform aufgrund von API Limitierungen nicht gesichert werden. Dieses Feature, sowie weitere Neuerungen, sind auf unserer \u00f6ffentlichen Roadmap im AvePoint Portal einsehbar.<\/p>\n\n\n\n<p>Kann ich auch eine \u00e4ltere Version einer Datei wieder herstellen?<\/p>\n\n\n\n<p>Ja, es wird neben der nativen SharePoint Online Versionierung auch eine Wiederherstellung aus mehreren Backuppunkten unterst\u00fctzt.<\/p>\n\n\n\n<p>Thema Cloud Backup: (1) wie oft l\u00e4uft oder kann der Backup Vorgang laufen? zb. bei einem 700 TB gro\u00dfen SPO\/Teams Tenant? (2) K\u00f6nnen die Backup Zyklen angepasst werden, zb. basierend auf Datei\u00e4nderungen anstatt feste Zeiten (zb alle 3 Tage) ?<\/p>\n\n\n\n<p>Zu 1: AvePoint Cloud Backup unterst\u00fctzt bis zu 4 Backups pro Tag der M365 Umgebung. Durch die automatische Skalierung der Systeme im Hintergrund wird sichergestellt, dass die bestm\u00f6gliche Performance f\u00fcr den Kunden bereitgestellt wird.<\/p>\n\n\n\n<p>Zu 2: Die Backupzyklen k\u00f6nnen zwischen 1x \u2013 4x pro Tag angepasst werden.<\/p>\n\n\n\n<p>Wird hier monatlich lizenziert? Bzw. wie viel muss hier je User gerechnet werden?<\/p>\n\n\n\n<p>Die Lizenzierung erflogt als Subscription Modell auf User-Basis. Messgr\u00f6\u00dfe sind die \u201eassigned User\u201c im Kundentenant. Weitere Details zur Lizenzierung&nbsp;<a href=\"https:\/\/avepointcdn.azureedge.net\/assets\/webhelp\/licensing\/index.htm#!Documents\/avepointonlineservicesformicrosoft365.htm\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">hier<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<p>Die LANSCO kann als AvePoint Partner weitere Lizenzierungsm\u00f6glichkeiten erm\u00f6glichen. Hierzu sind allerdings der vertragliche Rahmen sowie die Anforderungen vorab abzustimmen.<\/p>\n\n\n\n<p>HUB-Sites: Inhalte aus Teams k\u00f6nnen in Hubs geb\u00fcndelt werden. Sind diese Hubs dann noch eingeschr\u00e4nkt sichbar oder sollen sie f\u00fcr bspw. alle Internen sichtbar sein? K\u00f6nnen Inhalte aus verschiedenen Teams immer nur in eine thematischen HUB (Bsp.: HR) oder k\u00f6nnen sie auch in weiteren HUBs zur Verf\u00fcgung gestellt werden k\u00f6nnen?<\/p>\n\n\n\n<p>Siehe Antwort zu &#8222;Kann eine Site mehreren Hubs verkn\u00fcpft werden?&#8220;.<\/p>\n\n\n\n<p>Erg\u00e4nzend dazu noch: Grunds\u00e4tzlich gilt, dass die SharePoint Suche (auch in einem Hub) keine bereits vorhandenen SharePoint-Berechtigungen umgehen kann. Wenn beispielsweise ein HR-Hub nur aus privaten Teams besteht, in dem nur HR-Mitarbeiter drin sind, dann wird ein Nicht-HR-Mitarbeiter auf der Hubsite nur g\u00e4hnende Leere sehen.<\/p>\n\n\n\n<p>Wie man Hubs am besten strukturiert ist tats\u00e4chlich eine konzeptionelle Frage, die es im Rahmen einer Informationsarchitektur zu beantworten gilt&nbsp;<a href=\"https:\/\/docs.microsoft.com\/en-us\/sharepoint\/information-architecture-modern-experience\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">https:\/\/docs.microsoft.com\/en-us\/sharepoint\/information-architecture-modern-experience<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<p>Wir gehen hier eigentlich immer den Weg der &#8222;Benutzerzentrierung&#8220;: Welche Form von Hub w\u00fcrde einem Anwender als Absprung oder &#8222;Klammer \u00fcber Sites&#8220; in seiner pers\u00f6nlichen Arbeitsweise am meisten helfen. Entsprechende Stimmen von konkreten Personen einzuholen ist hier sehr hilfreich.<\/p>\n\n\n\n<p>Noch ein Tipp, falls die Frage auch eher in diese Richtung gegangen ist: Es gibt eine Funktion namens &#8222;Hub Site Permissions Sync&#8220; (<a href=\"https:\/\/sharepointmaven.com\/how-to-sync-hub-permissions-to-the-associated-sites\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">https:\/\/sharepointmaven.com\/how-to-sync-hub-permissions-to-the-associated-sites\/<\/a>), bei der man zentral im Hub Leserechte vergibt und diese dann automatisch auch auf alle untergeordneten Sites im Hub vererbt werden. Dies ist recht praktisch, wenn man beispielsweise m\u00f6chte, dass der Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer auf alle Sites im HR-Hub Zugriff hat.<\/p>\n\n\n\n<p>Wie steht es mit klassischen Funktionen wie Freigabeworkflows und der Unver\u00e4nderbarkeit von Freigegeben Daten\/Files hier ist ja der Mechanismus von Freigaben in einem DMS und derer von SharePoint gegens\u00e4tzlich<\/p>\n\n\n\n<p>Siehe Antwort zu &#8222;Wie ber\u00fccksichtigt ihr\/TEAMS Anforderungen an Management dokumentierter Informationen nach zB ISO9001, insbes. Lenkung (Versionierung) und Freigabe?&#8220;<\/p>\n\n\n\n<p>Erg\u00e4nzend dazu: Per Definition ist ein DMS nicht gleichzusetzen mit einer revisionssicheren Ablage. Allerdings ist grade in Deutschland diese Wahrnehmung sehr verbreitet. SharePoint ist eher zu sehen wie ein Baukasten, welches Freigabeworkflows (mit Power Automate) und Unver\u00e4nderbarkeit (mit Berechtigungen und Retention\/Security Compliance) abbilden kann, dieses aber nicht pauschal anwendet.<\/p>\n\n\n\n<p>Vorteil: Wir k\u00f6nnen bewusst entscheiden, wo wir die regulatorischen Anforderungen hart durchsetzen (z.B. HR, QS, Compliance etc.) und wo dies unn\u00f6tig ist (z.B. die Site zur Planung der Weihnachtsfeier)<\/p>\n\n\n\n<p>Nachteil: Es ist keine Out-Of-The-Box-L\u00f6sung und wir m\u00fcssen uns selbst damit auseinandersetzen und unsere L\u00f6sung entsprechend Audit-f\u00e4hig bekommen.<\/p>\n\n\n\n<p>Wie bekommt ihr das hin, dass Rules eine Email triggern wenn das Datum erreicht wird? Bei uns wird das nur getriggert wenn manuell etwas ge\u00e4ndert wird<\/p>\n\n\n\n<p>Siehe Frage &#8222;Grunds\u00e4tzlich w\u00fcrde mich neben den Standardfunktionalit\u00e4ten eines DMS auch interessieren, wie fortgeschrittenen Workflows umgesetzt werden k\u00f6nnen (z.B. Definition eines Ablaufdatums f\u00fcr ein Dokument und automatischer Versand einer E-Mail bei Erreichen des Ablaufdatums). Vielen Dank, ich freue mich&#8220;.&nbsp;Da hier explizit nach &#8222;Rules&#8220; gefragt wird: Sollte ich im Webinar davon gesprochen haben, dass die Listenregeln die Benachrichtigung versenden, dann sorry. Gemeint war Power Automate.<\/p>\n\n\n\n<p>Hallo, wie aufwendig ist die Revisionssicherheit am SharePoint umzusetzen? Sind da die Dokumente &#8222;gesperrt&#8220;? Danke<\/p>\n\n\n\n<p>Das h\u00e4ngt etwas vom Umfang und der Struktur der Sites ab. Wenn es um Dateien in einer einzelnen Bibliothek geht, kann man mit Power Automate und SharePoint Berechtigungen (<a href=\"https:\/\/sharepointmaven.com\/sharepoint-permissions-simplified\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">https:\/\/sharepointmaven.com\/sharepoint-permissions-simplified\/<\/a>) relativ schnell einen &#8222;Read-Only-Modus&#8220; umsetzen. In gr\u00f6\u00dferen Szenarien sind wir hier wieder im Bereich von Security &amp; Compliance und Records Management (<a href=\"https:\/\/docs.microsoft.com\/en-us\/microsoft-365\/compliance\/records-management?view=o365-worldwide\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">https:\/\/docs.microsoft.com\/en-us\/microsoft-365\/compliance\/records-management?view=o365-worldwide<\/a>)<\/p>\n\n\n\n<p>Wie wird technisch das Backup realisiert? Muss hier mit einem User gearbeitet werden, der f\u00fcr Backups in jedem Team Mitglied sein muss?<\/p>\n\n\n\n<p>Generell werden alle Inhalte aus M365 \u00fcber eine Enterprise App in das Backup \u00fcberf\u00fchrt. Dies bedeutet, dass kein zus\u00e4tzlicher Serviceuser bereitgestellt werden muss. F\u00fcr bestimmte Inhalte (Planner) stellt Microsoft zum jetzigen Stand keine APIs bereit, die \u00fcber ein Enterprise App Profil genutzt werden kann. Hier bietet AvePoint die M\u00f6glichkeit, einen hybriden Ansatz zwischen Enterprise App und Service User zu nutzen.<\/p>\n\n\n\n<p>Sind Hubs quasi weitere &#8222;Teams&#8220;-Ebenen f\u00fcr SharePoint, sodass \u00fcber diesen Umweg weitere Zugriffberechtigungen eingef\u00fcgt werden k\u00f6nnen?<\/p>\n\n\n\n<p>Hubs sind zun\u00e4chst vor allem eine M\u00f6glichkeit um eine (und in Zukunft auch mehrere &#8211; siehe&nbsp;<a href=\"https:\/\/docs.microsoft.com\/en-us\/SharePoint\/hub-to-hub-association\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">https:\/\/docs.microsoft.com\/en-us\/SharePoint\/hub-to-hub-association<\/a>) Strukturierungsebenen einzuf\u00fchren. An Berechtigungen werden zun\u00e4chst keine \u00c4nderungen vorgenommen. Seit einiger Zeit gibt es allerdings auch die M\u00f6glichkeit, im Hub eine spezielle Leser-Gruppe zu berechtigen, die dann lesenden Zugriff auf alle Sites (Ausnahmen sind m\u00f6glich) bekommt&nbsp;<a href=\"https:\/\/sharepointmaven.com\/how-to-sync-hub-permissions-to-the-associated-sites\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">https:\/\/sharepointmaven.com\/how-to-sync-hub-permissions-to-the-associated-sites\/<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<p>Gibt es eine M\u00f6glichkeiten das Dokumentenreferenzen (Links) wie in einem klassischen Archivsystem immer g\u00fcltig sind. Durch das Verschieben von Dokumenten in andere Ordner sind Dokumente bei uns h\u00e4ufig nicht mehr ohne zus\u00e4tzliche Recherche auffindbar.<\/p>\n\n\n\n<p>Sofern das Dokument in der gleichen Bibliothek bleibt, bleiben die Links mit ein paar Ausnahmen (Nicht-Office-Dateien und ein Link des Typs &#8222;Personen mit vorhandenem Zugriff) g\u00fcltig. Sobald man Dokumente aber zwischen Bibliotheken oder Sites verschiebt, wird es tricky. SharePoint bietet hier seit vielen Jahren das sog. Document ID Feature&nbsp;<a href=\"https:\/\/joannecklein.com\/2018\/11\/16\/sharepoint-online-and-document-id-the-goods\/amp\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">https:\/\/joannecklein.com\/2018\/11\/16\/sharepoint-online-and-document-id-the-goods\/amp\/<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<p>Allerdings habe ich dies im modernen SharePoint in den letzten Jahren bei keinem Kunden mehr im Einsatz gesehen und kann dementsprechend wenig dazu sagen, wie stabil es in SharePoint Online genutzt werden kann.<\/p>\n\n\n\n<p>W\u00e4re es m\u00f6glich, den Weg eines Word-Dokuments (eingeschr\u00e4nkter Bearbeiterkreis) zu einem PDF das ver\u00f6ffentlicht wird, anhand von Teams und SharePoint mit Hubs kurz zu skizzieren? Also Bearbeiter A erstellt des Dokument, B gibt es frei, C will es lesen: Wo findet das statt?<\/p>\n\n\n\n<p>Den Weg den wir hier eigentlich immer gehen ist folgender: Bearbeiter A erstellt das Dokument in Teams unter Dateien zusammen mit seinen Kollegen. In diesem Team bzw. der dahinterliegenden Teamsite wird ein Genehmigungsprozess \u00fcber Power Automate oder SharePoint Content Approval (<a href=\"https:\/\/sharepointmaven.com\/how-to-approve-documents-without-building-a-workflow\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">https:\/\/sharepointmaven.com\/how-to-approve-documents-without-building-a-workflow<\/a>) abgebildet. Sobald das Dokument genehmigt ist, wird es in ein PDF umgewandelt und in einer dedizierten, \u00f6ffentlichen Site hochgeladen, in der C es lesen kann.&nbsp;Die Unterscheidung zwischen interner Site f\u00fcr Zusammenarbeit (MS Teams\/Teamssites) und einer Site f\u00fcr Ver\u00f6ffentlichungen (Kommunikationssite) spiegelt sich schon darin wider, dass Microsoft f\u00fcr genau diese beiden Anwendungsf\u00e4lle zwischen &#8222;Teamsite&#8220; und &#8222;Kommunikationssite&#8220; unterscheidet. Erfahrungsgem\u00e4\u00df ist dies auch f\u00fcr Anwender recht einfach verst\u00e4ndlich, weil es eine klare Trennlinie gibt.&nbsp;F\u00fcr den Fall, dass der Ver\u00f6ffentlichungsprozess m\u00f6glichst automatisiert sein soll: Per Power Automate lassen sich solche Dinge inkl. Umwandeln in PDF und verschieben in den \u00f6ffentlichen Bereich auch automatisieren.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Wie passt das zusammen? 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