{"id":451,"date":"2020-09-02T14:47:57","date_gmt":"2020-09-02T12:47:57","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.lansco.de\/wordpress\/?p=451"},"modified":"2026-04-09T22:20:16","modified_gmt":"2026-04-09T20:20:16","slug":"microsoft-lists-in-a-nutshell","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.lansco.de\/blog\/2020\/09\/02\/microsoft-lists-in-a-nutshell\/","title":{"rendered":"Microsoft Lists in a Nutshell"},"content":{"rendered":"\n

Microsoft Lists ist an sich kein komplett neues Produkt, sondern vielmehr eine umfassende Weiterentwicklung der guten alten SharePoint-Listen.<\/p>\n\n\n\n

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Allerdings handelt es sich dabei nicht nur um ein Rebranding mit einigen neuen Features, sondern vielmehr um eine Neupositionierung innerhalb der Microsoft 365 Suite. Neben einer besseren Zugreifbarkeit f\u00fcr die Anwender sollen die Funktionen vor allem einfacher und weniger technisch werden.<\/p>\n\n\n\n

Bisher wurden SharePoint-Listen \u2013 wie der Name schon sagt \u2013 als Teil von SharePoint angeboten. Da dieser aber zu Zeiten von Microsoft Teams f\u00fcr viele Nutzer nicht mehr direkt im Blickfeld steht, wird auch die Listenfunktion weniger wahrgenommen. Nutzer adaptieren stattdessen einfache Cloudl\u00f6sungen wie AirTable, Asana oder monday.com.<\/p>\n\n\n\n

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Genau hier setzt Microsoft Lists an: Die bereits vorhandenen Funktionen der SharePoint-Listen sollen als bereits vorhandene Alternative angeboten werden. Durch die Integration in Teams, die Kachel im App Launcher, sowie der Smartphone App m\u00f6chte Microsoft vor allem eine klare Nachricht senden: Du brauchst keinen externen Anbieter, um schnell und einfach gemeinsam an strukturierten Daten zu arbeiten.

Neben dem neuen Namen und der h\u00f6heren Sichtbarkeit bekommen unsere Listen allerdings auch eine ganze Reihe neuer Funktionen \u2013 beispielsweise die M\u00f6glichkeit, einfache Regeln zu formulieren.<\/p>\n\n\n\n

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Nat\u00fcrlich w\u00fcrden sich solche Automatisierungen auch mit Power Automate abbilden lassen, doch hier kommt der zweite Aspekt von Microsoft Lists ins Spiel: Die Regeln in Microsoft Lists sind so einfach, dass sie kein technisches Verst\u00e4ndnis oder Einarbeitung voraussetzen.
Wie bei allen neuen Microsoft-Produkten stellen wir uns nun wieder die Frage: Welche neuen Funktionen von Microsoft Lists taugen etwas und schaffen einen echten Mehrwert?

Smartphone App<\/strong>
Was hatten wir in der Vergangenheit nicht f\u00fcr einen Spa\u00df mit Microsofts Versuchen, SharePoint Listen auf das Smartphone zu bringen. Fairerweise muss man aber auch sagen, dass eine breite Tabelle auf einem kleinen Bildschirm im Hochformat eines der h\u00e4rteren Usability-Probleme ist. Die nun angek\u00fcndigte Microsoft Lists App konzentriert sich auf die L\u00f6sung dieses Problems und sieht bisher sehr vielversprechend aus.<\/p>\n\n\n\n

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Mit Power Apps war es bisher schon m\u00f6glich, Listen auf die Smartphones der Anwender zu bekommen. Aber auch hier war das Problem, dass normale Anwender bei der Erstellung einer solchen Power App sehr schnell von den vielen M\u00f6glichkeiten und Optionen \u00fcberfordert waren.
 
Die moderne Kalenderansicht<\/strong>
Die moderne SharePoint-Oberfl\u00e4che f\u00fcr Listen gibt es nun schon einige Jahre \u2013 aber die Kalenderansicht hat bisher auf sich warten lassen. Mit Microsoft Lists \u00e4ndert sich dies nun endlich.<\/p>\n\n\n\n

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Ich wei\u00df nicht, wie oft ich in den letzten Jahren die Anforderung hatte, eine vorhandene Liste als Kalender darzustellen und in Teams einzubinden. Den Endbenutzern zu erkl\u00e4ren \u201eHier habt ihr eine sch\u00f6ne und einfach zu verwendende Liste, aber sobald ihr auf den Kalender umschaltet sieht alles anders aus und wird auch komplett anders bedient\u201c stie\u00df nachvollziehbarerweise auf wenig Verst\u00e4ndnis. Mit der modernen Kalenderansicht schlie\u00dft Microsoft endlich eine gro\u00dfe L\u00fccke.
 
Anpassbare Formulare<\/strong>
Einfach anpassbare Formulare ohne gleich auf Power Apps, 3rd-Party-Tools oder Entwicklung zur\u00fcckgreifen zu m\u00fcssen \u2013 darauf warte ich schon, seit ich 2008 mit SharePoint begonnen habe. Der Klassiker: Die Spalten sollten nicht untereinander, sondern nebeneinander angezeigt werden, um den Platz besser auszunutzen.<\/p>\n\n\n\n

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Neben dem Layout des Formulars ist eine typische, weitere Anforderung, einzelne Felder je nach Eingabe ein- bzw. auszublenden. Wird beispielsweise ein Priorit\u00e4ts-Feld auf Hoch gesetzt, erscheint ein zus\u00e4tzliches Feld f\u00fcr ein Deadline-Datum. Hier kommt das ebenfalls neue \u201eConditional Show\/Hide\u201c ins Spiel.<\/p>\n\n\n\n

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Microsoft verwendet sowohl f\u00fcr die Anpassung der Formulare, Spalten und Ansichten als auch f\u00fcr das Ein- und Ausblenden die Syntax, welche wir allgemein als \u201eFormatierungs-JSON\u201c bezeichnen. Normale Anwender werden damit aktuell noch \u00fcberfordert sein, aber was wir bereits bei den Spaltenformatierungen gesehen haben und daher auch f\u00fcr die neuen Funktionen erwarten: Microsoft liefert St\u00fcck f\u00fcr St\u00fcck einfachere Editoren nach, wodurch man sich die Anpassung zusammenklicken kann und das daraus entstehende JSON nicht mehr zu Gesicht bekommt.
 
Regeln<\/strong>
Regeln dienen dazu auf eine Reihe von festgelegten Ausl\u00f6ser-Ereignissen automatisch zu reagieren und eine E-Mail zu versenden. Die Erstellung der Regel erfolgt in nat\u00fcrlichsprachlicher Form und ist dadurch denkbar einfach.<\/p>\n\n\n\n

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Spannend dabei sind vor allem die m\u00f6glichen Ausl\u00f6ser-Ereignisse: Die Anforderung etwas zu automatisieren, nur wenn sich der Wert einer bestimmten Spalte \u00e4ndert, ist nicht untypisch. Will man dies in Power Automate abbilden, so m\u00fcssen wir etwas tricksen, da wir nur generell auf \u00c4nderungen an einem Listenelement reagieren k\u00f6nnen aber nicht direkt wissen, was sich ge\u00e4ndert hat.
Das wir aktuell als Aktion in einer Regel E-Mails versenden k\u00f6nnen mag zun\u00e4chst recht unspektakul\u00e4r wirken. Wenn Microsoft hier in Zukunft aber weitere Aktionen nachliefert (z.B. ein anderes Feld setzten), erhalten wir eine echte Alternative zu Power Automate.
 
Kommentare und Chat zu Listenelementen<\/strong>
F\u00fcr uns stellt dies das Killer-Feature schlechthin dar. Mit dem Noteboard-WebPart in der alten SharePoint-Benutzeroberfl\u00e4che oder die \u201e\u00c4nderungen an vorhandenen Text anf\u00fcgen\u201c-Funktion des mehrzeiligen Textfelds war etwas \u00c4hnliches zwar schon m\u00f6glich, aber es f\u00fchlte sich immer wie ein Workaround als wie eine Kommentarfunktion an.<\/p>\n\n\n\n

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Was wir nun erhalten ist eine echte Kommentarfunktion im Kontext jedes einzelnen Listenelements. Binden wir die Liste \u00fcber die Microsoft Lists App in einem Teams Kanal als Tab ein, so k\u00f6nnen wir sogar innerhalb des Kanals \u00fcber das betreffende Listenelement chatten.<\/p>\n\n\n\n

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Wir finden dies vor allem deshalb wertvoll, da damit endlich eine saubere Verbindung zwischen der strukturierten Arbeit mit Daten und der zugeh\u00f6rigen Kommunikation m\u00f6glich wird. 
 
Weitere Funktionen<\/strong>
Weitere Funktionen wie die Listen-Homepage, Templates, das Teilen von Listen mit anderen Personen oder die Grid-Ansicht sind interessant, aber nicht unbedingt eine fundamentale Neuerung. Der offizielle Blogartikel (https:\/\/techcommunity.microsoft.com\/t5\/microsoft-365-blog\/announcing-microsoft-lists-your-smart-information-tracking-app\/ba-p\/1372233<\/a>) und das 17-min\u00fctige Produktvideo (https:\/\/www.youtube.com\/watch?v=plshQSoe_OY)<\/a> gibt einen vollst\u00e4ndigen \u00dcberblick \u00fcber die kommenden Funktionen.
 
Microsoft Lists vs. To-Do vs. Planner vs\u2026<\/strong>
Mit Microsoft Lists haben wir wieder ein neues Tool bei dem wir die Frage beantworten m\u00fcssen, wann man es verwendet oder auf eine Alternative wie Planner, To-Do, Project (for the Web) oder Project Oakwood zur\u00fcckgreift. Jedes der vorhandenen Tools ist auf die Verwendung in speziellen Anwendungsf\u00e4llen optimiert und es wird dementsprechend einfacher, wenn wir es nicht zweckentfremden.<\/p>\n\n\n\n

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Wenn wir Microsoft Lists als Aufgabenmanagement einsetzen, so k\u00f6nnen wir unsere \u201eAufgabe\u201c zwar flexibel um zus\u00e4tzliche Felder erweitern, m\u00fcssen aber andere Funktionalit\u00e4ten nachbauen, die in anderen Aufgabenmanagement-Tools bereits fertig sind. Beispiele daf\u00fcr w\u00e4ren eine automatische Erinnerung bei F\u00e4lligkeiten oder eine \u00dcbersicht \u00fcber meine Aufgaben aus unterschiedlichen Quellen. 
Generell empfehlen wir: Wenn es eine Aufgabe ist sollte es auch in ein entsprechendes Aufgabenmanagement-Tool. Es spricht aber nichts dagegen, beispielsweise aus einer Planner-Aufgabe einen Microsoft Lists Listeneintrag zu verlinken, um erg\u00e4nzende Informationen zu hinterlegen.
 
Und wenn es keine Aufgabe ist?<\/strong>
Geht es beispielsweise darum den Lagerbestand als Liste zu pflegen, ist ein Tool f\u00fcr Aufgabenmanagement wie To-Do oder Planner denkbar ungeeignet. In diesem Fall bleibt die Wahl zwischen Microsoft Lists, Project Oakwood oder einer vollwertigen Datenbank wie Microsoft SQL Server.<\/p>\n\n\n\n

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Wir empfehlen hier folgende einfache \u00dcberlegung: Wie gro\u00df wird die Liste und wer arbeitet damit? Wird die Liste prim\u00e4r von Menschen gepflegt und bleibt die Zahl der Listeneintr\u00e4ge und Spalten \u00fcberschaubar? Dann ist Microsoft Lists gut geeignet.
Als grobe Richtwerte rechnen wir hier mit weniger als 5000 aktiven Listenelementen (die magische Zahl in den alten SharePoint Listen (https:\/\/support.microsoft.com\/de-de\/office\/verwalten-umfangreicher-listen-und-bibliotheken-b8588dae-9387-48c2-9248-c24122f07c59?ui=de-de&rs=de-de&ad=de<\/a>) und weniger als 40 Spalten. Dies sind keine harten Limits, sondern lediglich Erfahrungswerte. Mit mehr Wissen \u00fcber SharePoint-Listen sind auch wesentlich h\u00f6here Werte m\u00f6glich, sofern man sich an die zum Teil recht komplizierten Limits h\u00e4lt (https:\/\/docs.microsoft.com\/en-us\/sharepoint\/install\/software-boundaries-and-limits-0#list-and-library-limits<\/a>).
Immer wenn die Datenmengen sehr gro\u00df oder vielleicht sogar automatisiert aus anderen Anwendungen verwaltet werden, kann man mit Microsoft Lists schnell an die Grenzen sto\u00dfen. Hier bietet es sich an, einen Gang h\u00f6her zu schalten und die umfangreicheren, aber auch wesentlich anspruchsvolleren M\u00f6glichkeiten von der Power Plattform mit Project Oakwood oder sogar einer Datenbank mit der zugeh\u00f6rigen Softwareentwicklung zu nutzen.
 
Zum Mitnehmen, bitte!<\/strong>
Zusammengefasst soll Microsoft Lists ein Tool f\u00fcr normale Anwender sein, um strukturiert mit Daten zu arbeiten. Durch die Integration in Teams und einfach nutzbare Funktionen soll die H\u00fcrde dabei so niedrig wie m\u00f6glich gesetzt werden \u2013 vor allem um die Abwanderung zu Konkurrenzprodukten au\u00dferhalb der Microsoft Cloud zu verhindern.
Neuerungen wie die Regel-Funktion oder die Anpassbarkeit von Formularen sind ein interessanter Start in eine neue Welt voller M\u00f6glichkeiten. Wir m\u00fcssen uns dadurch nicht mehr zwangsl\u00e4ufig mit der Komplexit\u00e4t von Power Apps oder Power Automate auseinandersetzten, wenn wir lediglich einfache Anpassungen machen wollen.
Wir sind gespannt, welche weiteren Funktionen wir hier in den n\u00e4chsten Monaten und Jahren bekommen werden.
 
Houston, we have a security problem! (Stand 01.09.2020)<\/strong>
Wir m\u00f6chten noch auf ein Problem hinweisen, welches zumindest w\u00e4hrend der Erstellung dieses Artikels noch vorliegt: Wenn ich eine neue Liste erstelle und diese unter \u201eMeine Listen\u201c speichere, so k\u00f6nnen auch andere Benutzer darauf zugreifen \u2013 selbst, wenn ich die Liste nicht f\u00fcr diese freigegeben habe.
\u201eMeine Listen\u201c werden in der sogenannten \u201ePersonal Site\u201c gespeichert, in der auch die OneDrive- Dateien und -Ordner des Benutzers liegen. Eine historische Altlast ist dabei, dass die Gruppe \u201eEveryone except external Users\u201c lesenden Zugriff auf diese Site hat.<\/p>\n\n\n\n

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OneDrive-Daten sind entsprechend sicher, da Microsoft hier standardm\u00e4\u00dfig die Berechtigungsvererbung explizit unterbricht und so daf\u00fcr sorgt, dass niemand au\u00dfer mir selbst darauf zugreifen kann. Bei neuen Listen unter \u201eMeine Listen\u201c hingegen ist dies nicht der Fall, wodurch alle anderen Mitarbeiter Zugriff erhalten.<\/p>\n\n\n\n

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Die Funktion \u201eTeilen\u201c suggeriert, dass die unter \u201eMeine Listen\u201c angelegte Liste zun\u00e4chst nur durch mich zugreifbar ist. Stattdessen gen\u00fcgt es derzeit, dass findige Anwender durch eine einfache Anpassung einer URL einen Blick in andere Listen werfen k\u00f6nnen:<\/p>\n\n\n\n

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Mit etwas Erfahrung in der Such-Syntax von SharePoint k\u00f6nnen wir uns sogar \u00fcber Abfragen wie \u201ePath:https:\/\/<tenant>-my.sharepoint.com\/* AND contentclass:STS_List\u201c auch eine \u00dcbersicht aller vermeintlich geheimen Listen anzeigen.<\/p>\n\n\n\n

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Ich bin \u00fcberzeugt, dass Microsoft dies demn\u00e4chst beheben wird. Aber bis dahin sollten wir \u201eMeine Listen\u201c mit Vorsicht verwenden.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Microsoft Lists ist an sich kein komplett neues Produkt, sondern vielmehr eine umfassende Weiterentwicklung der guten alten SharePoint-Listen. Allerdings handelt es sich dabei nicht nur um ein Rebranding mit einigen neuen Features, sondern vielmehr um eine Neupositionierung innerhalb der Microsoft… Weiterlesen →<\/a><\/p>\n","protected":false},"author":5,"featured_media":452,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[4],"tags":[25,20],"class_list":["post-451","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-microsoft-365","tag-microsoft-lists","tag-sharepoint"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.lansco.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/451","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.lansco.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.lansco.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.lansco.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/5"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.lansco.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=451"}],"version-history":[{"count":3,"href":"https:\/\/www.lansco.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/451\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":873,"href":"https:\/\/www.lansco.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/451\/revisions\/873"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.lansco.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/452"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.lansco.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=451"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.lansco.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=451"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.lansco.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=451"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}