So gelingt der sichere Rollout in Deinem Unternehmen
Die Einführung von Microsoft Copilot in Unternehmen ist mehr als nur ein Lizenzthema. Damit Copilot sein volles Potenzial entfalten kann – ohne Sicherheitsrisiken und Nutzerfrust – braucht es eine strukturierte Vorgehensweise. In diesem Beitrag zeigen wir Dir, welche 10 Schritte sich in Projekten unserer Kunden als Best Practice herauskristallisiert haben.
1. Zielgruppe und Anwendungsfälle definieren
Nicht jeder Mitarbeitende braucht Copilot sofort. Definiere Pilotgruppen und konkrete Anwendungsfälle, um gezielt Mehrwert zu schaffen. Analysiere dabei, welche Abteilungen den größten Nutzen erzielen – z.B. durch Meetingzusammenfassungen, Prozessautomatisierung oder Wissensmanagement. Ein klarer Use Case steigert die Akzeptanz und zeigt den Mehrwert schnell auf.
2. IT-Architektur und Tenant-Struktur prüfen
Copilot setzt eine saubere, transparente Tenant-Struktur voraus. Berechtigungen, Datenzugriffe und Dokumentenklassifizierungen müssen überprüft und angepasst werden. Besonderes Augenmerk liegt auf sensiblen Datenbereichen, ungenutzten Gruppen und öffentlichen Teams. Frage Dich: Sind alle Daten korrekt verschlagwortet und abgesichert?
3. Security-Checks und Compliance-Anforderungen klären
Copilot verarbeitet Unternehmensdaten. Kläre, welche Daten verarbeitet werden dürfen, welche Datenschutzanforderungen gelten und wie Du den Zugriff kontrollierst. Führe interne Audits durch und hole gegebenenfalls die Datenschutzbeauftragten frühzeitig ins Boot.
4. Lizenzbedarf ermitteln und planen
Vermeide böse Überraschungen bei den Lizenzkosten, indem Du frühzeitig Deinen Bedarf analysierst und mit Microsoft oder Deinem Partner abstimmst. Berücksichtige dabei unterschiedliche Lizenzmodelle und evaluiere, für welche Mitarbeitenden Copilot wirklich einen Mehrwert bietet.
5. Governance Richtlinien erweitern
Copilot ändert die Art, wie Mitarbeitende mit Daten interagieren. Ergänze Deine bestehenden Governance-Richtlinien um klare Regeln für den Einsatz von Copilot festzulegen. Definiere, was Copilot darf – und was nicht – und sensibilisiere Deine Nutzer für den Umgang mit KI-generierten Inhalten.
6. Kommunikationsplan aufsetzen
Eine erfolgreiche Einführung lebt von der Kommunikation. Plane frühzeitig, wie Du Führungskräfte und Mitarbeitende informierst und einbindest. Nutze zielgruppengerechte Formate – von interaktiven Workshops bis zu Info-Sessions oder Videos. Klare Botschaften nehmen Ängste und bauen Begeisterung auf.
7. Pilotphase mit ausgewählten Teams starten
Teste Copilot mit einer klar definierten Pilotgruppe. Wähle Teams, die offen für neue Technologien sind und gebe ihnen die Möglichkeit, Feedback zu geben. Diese Learnings helfen, Stolpersteine frühzeitig zu erkennen und den breiten Rollout zu optimieren.
8. Schulungen und Enablement durchführen
Erfolgreiche Nutzung braucht Know-how. Biete zielgruppenspezifische Schulungen für Admins, Führungskräfte und Endanwender an. Erkläre nicht nur die Funktionen, sondern auch die Auswirkungen auf Arbeitsprozesse und Entscheidungsfindung.
9. Change Management aktiv begleiten
Copilot verändert Arbeitsweisen nachhaltig. Begleite den Wandel mit gezielten Maßnahmen des Change Management. Setze Multiplikatoren ein, schaffe Plattformen für Austausch und Feedback und zeige konkrete Mehrwerte im Alltag auf.
10. Monitoring und Optimierung etablieren
Nach dem Rollout ist vor der Optimierung. Etabliere KPIs, beobachte die Nutzung und sammle regelmäßig Feedback. Passe Prozesse, Governance und Schulungen an, um Copilot langfristig effektiv und sicher zu nutzen.
Fazit
Copilot bietet enorme Chancen für Effizienz und Produktivität – wenn die Einführung richtig geplant und begleitet wird. Lass uns gemeinsam Deinen Copilot Rollout sicher und erfolgreich gestalten.
Noch unsicher?
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