Zeit ist Geld – besonders im Mittelstand. Routineaufgaben binden nicht nur Ressourcen, sondern kosten im Tagesgeschäft oft wertvolle Zeit. Genau hier setzt Microsoft Power Automate an: Mit dem Low-Code-Automatisierungstool kannst Du wiederkehrende Prozesse einfach digitalisieren und automatisieren. In diesem Beitrag stellen wir Dir die fünf effektivsten Automatisierungen vor, die wir bei mittelständischen Kunden besonders häufig umsetzen – und die sich schnell als echte Effizienz-Booster bewähren.

1. Automatische Dokumentenvorlage in SharePoint

Rechnungen, Angebote, Verträge: Dokumente müssen strukturiert abgelegt werden, damit Du effizient arbeiten kannst. Mit Power Automate lassen sich E-Mail-Anhänge automatisch auslesen, nach definierten Kriterien benennen und in den richtigen SharePoint-Ordner verschieben. Besonders beliebt ist diese Automatisierung in Buchhaltungs- und Vertriebsabteilungen, die täglich mit zahlreichen Eingangsrechnungen oder Angeboten arbeiten.
Für wen besonders geeignet? Für Teams mit hohem Dokumentenaufkommen.

2. Erinnerungen für Vertragsverläufe und Fristen

Verträge laufen aus, Fristen werden verpasst? Nicht mit einer passenden Erinnerungslösung: Power Automate kann basierend auf Datumsfeldern in SharePoint, Excel oder Dataverse automatisch Erinnerungen an Dich oder Dein Team versenden – per E-Mail oder direkt in Microsoft Teams. Du bestimmst, wie früh die Info rausgeht – und an wen.
Praxisbeispiel: Ein IT-Dienstleister nutzt diesen Flow, um SLA-Fristen bei Kundenprojekten nie aus dem Blick zu verlieren.

3. Automatisierte Genehmigungsprozesse

Ob Urlaubsantrag, Einkauf oder Budgetfreigabe: Genehmigungen sind in vielen Unternehmen noch papierbasiert oder per E-Mail organisiert. Power Automate ermöglicht strukturierte, nachvollziehbare Freigabeprozesse mit klaren Zuständigkeiten – nahtlos integriert in Microsoft Teams oder Outlook.
Kundenbeispiel: Ein Maschinenbauunternehmen hat den gesamten Beschaffungsprozess mit Power Automate abgebildet – mit Stellvertreterregel, Eskalationsstufen und automatischer Archivierung in SharePoint.
Mehrwert: Weniger Nachfragen, klar dokumentierte Entscheidungen.

4. Feedbacks und Umfragen nach Kundenkontakten

Kundenrückmeldungen sind Gold wert – wenn sie erhoben werden. Nach definierten Ereignissen wie z. B. einem abgeschlossenen Support-Fall oder einem Projektabschluss kann Power Automate automatisch eine Microsoft Forms-Umfrage versenden. Die Ergebnisse lassen sich zentral auswerten und in Power BI-Dashboards darstellen.
Besonders sinnvoll für: Support-Teams, Projektleiter, Vertriebsverantwortliche.

5. Automatische Benachrichtigungen bei Teams-Aktivität

In Teams-Kanälen geht manchmal etwas unter? Power Automate kann bei neuen Beiträgen, bestimmten Erwähnungen oder definierten Stichwörtern automatisch Benachrichtigungen senden – zum Beispiel an eine bestimmte Gruppe oder in einem separaten Kanal.
Tipp aus der Praxis: Viele Kunden nutzen diese Funktion, um wichtige Infos wie Eskalationen, Systemausfälle oder Kundenanfragen schnell sichtbar zu machen.

Fazit: Schnell umgesetzt, direkt spürbar

Mit den richtigen Automatisierungen lassen sich viele kleine Zeitfresser im Alltag eliminieren. Besonders im Mittelstand, wo Teams oft mehrere Rollen gleichzeitig ausfüllen, zahlt sich das sofort aus. Power Automate bietet Dir hier eine einfache Möglichkeit, Prozesse ohne große IT-Ressourcen zu optimieren – pragmatisch, skalierbar und sicher.

Und das ist erst der Anfang: Mit der fortschreitenden Integration von Microsoft Copilot wird sich der Automatisierungsgrad in den kommenden Monaten noch einmal deutlich erhöhen. Prozesse, die heute noch manuell angestoßen werden, lassen sich künftig über natürliche Sprache oder durch KI-gestützte Empfehlungen automatisieren. Copilot wird dabei nicht nur Aufgaben erledigen, sondern auch aktiv Verbesserungsvorschläge für bestehende Flows liefern.

Wer heute mit Power Automate startet, schafft damit die perfekte Grundlage für eine intelligente, zukunftssichere Prozesslandschaft – inklusive Copilot.

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