Getrieben durch die aktuelle Situation und Pandemielage sind wir fast alle schon einmal Teil einer Microsoft Teams Besprechung gewesen. Die Funktionen innerhalb der Besprechung gleichen jenen, welche wir aus zahlreichen anderen Web Conferencing Lösungen kennen.

Da viele unserer Teilnehmer in Workshops nach einer Erklärung der Meeting Funktionalitäten fragen, werden wir nachfolgend auf die Basisfunktionalitäten eingehen. Zu Beginn sei noch gesagt, dass Microsoft regelmäßig neue Funktionen bereitstellt und je nach Versionsstand die Funktionen tatsächlich abweichen können. Wir nutzen Teams in folgender und aktueller Version: 

Wir unterscheiden in der Terminbereitstellung zwischen den Meetings welche ihr per Einladung angenommen habt und jenen, welche ihr selbst organisiert. Solltet ihr die Termine selbst organisieren, so könnt ihr diese direkt in Teams oder über Outlook erstellen. Dazu findet ihr in Outlook im Ribbon Menü den entsprechenden Bereich „Teams-Besprechung“:

In Teams selbst könnt ihr neue Besprechungen im Bereich Kalender erstellen:

Somit ergeben sich grundsätzlich bei geplanten Terminen zwei Möglichkeiten, den Teams-Meetings zu joinen. Ihr könnt jederzeit die Kalenderfunktion in Teams oder das Outlook-Kalender-Event nutzen, um dem Termin beizutreten. Vor dem Eintritt in das Meeting (seid ihr eingeladen kann es sein, dass der Organisator euch zulassen muss) könnt ihr eure Besprechungseinstellungen, sprich die Video- und Audiooptionen, überprüfen und gegebenenfalls anpassen:

  • 1. Über den Schieberegler könnt ihr eure Kamera aktivieren und deaktivieren.
     
  • 2. Gerade wenn man sich im HomeOffice befindet bietet sich der Hintergrundfilter an. Hier könnt ihr einen der Standard-Hintergründe wählen oder individuell hinterlegen. Zukünftig kann das auch zentral im Unternehmen gesteuert werden.
     
  • 3. Sollte es Probleme mit den Kameraeinstellungen geben, z.B. wurde die Notebook-Kamera anstelle der via USB angeschlossenen verwendet, so kann dies über das Zahnrad und die Einstellungen angepasst werden.
     
  • 4. Das identische gilt für die Soundeinstellungen. Standardmäßig wird das Computeraudio gewählt. Auch hier könnt ihr die entsprechende Quelle wählen. Beispielsweise arbeitet ihr mit euren In-Ear Kopfhörern, wollt aber euer Podcast-Mikrofon benutzen. Diese Einstellungen könnt ihr unter Bereich 4 vornehmen. Wollt ihr mit einem alternativen Device der Besprechung beiwohnen, so habt ihr die zusätzliche Auswahl des Telefonanrufs, eines Raumaudios oder als stiller Teilnehmer, z.B. in einer größeren Konferenz, teilzunehmen.
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Somit sind alle grundsätzlichen Einstellungen vorgenommen und ihr könnt an dem Meeting teilnehmen. Innerhalb des Meetings habt ihr ebenfalls die Möglichkeit die Einstellungen anzupassen. Des Weiteren werden euch zusätzliche Meetingfunktionalitäten bereitgestellt:

  1. 1. Hier wird euch die verstrichene Zeit im Meeting angezeigt. Fünf Minuten vor dem geplanten Ende eines Meetings erinnert euch Teams an die restlichen und verbleibenden fünf Minuten.
     
  2. 2. Die Teilnehmerverwaltung stellt euch nicht nur eine Übersicht aller Teilnehmer zur Verfügung, sondern ermöglicht euch weitere Funktionen:
    1. a. Einladen weiterer Teilnehmer zur Besprechung während des eigentlichen Meeting.
    2. b. Teilnehmer stummschalten (einzeln oder gesamtheitlich)
    3. c. Wenn du Organisator oder Referent bist, kannst du Teilnehmer entfernen
    4. d. Anpassen der Rolle von Teilnehmern, z.B. das Ernennen zum Referenten
    5. e. Verwaltung der Spotlight-Funktion, bei welcher ein Benutzer mit seinem Kamerabild zentral und prominent dargestellt wird
       
  3. 3. Im Chatbereich / den Unterhaltungen können sich alle Benutzer beteiligen. Gerade in einer größeren Runde können hier beispielsweise Fragen aber auch Dokumente oder weitere Informationen geteilt werden. Dieser Besprechungschat bleibt auch nach dem Meeting bestehen und taucht dann in Teams unter Chats auf.
     
  4. 4. Mit der Funktion „Hand heben“ können Teilnehmer auf sich aufmerksam machen.
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  6. 5.Die Funktion Breakout Sessions in Teams ermöglicht während einem Meeting zusätzliche Räume zu generieren. Somit kann die gesamte Gruppe in einem Meeting in Kleingruppen, z.B. für konkrete Aufgabenstellungen, aufgeteilt werden.
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  8. 6. Über die drei Punkte können weitere Funktionen / Einstellungen abgerufen werden:
    1. a. Zukünftig wird es die Möglichkeit geben noch mehr Apps in das Meeting einzubinden. Darunter zählen z.B. Umfragen o.ä.
    2. b. Unter den Geräteeinstellungen können die Audio- und Video-Settings nochmals geändert bzw. beeinflusst werden.
    3. c. Solltet ihr Verbindungs- bzw. Übertragungsprobleme haben, so könnt ihr über den Anrufstatus eure eigene Meeting-Qualität abrufen und für eine Fehleranalyse nutzen.
    4. d. Im Bereich der Besprechungsnotizen können vor, während und nach einer Besprechung Notizen abgelegt werden.
    5. e. Über die Besprechungsinformationen können nochmals alle Informationen zum Meeting abgerufen werden.
    6. f. Über die Bereiche Galerie, Große Galerie und dem Zusammen-Modus können die Kamera-Bilder der Teilnehmer unterschiedlich angeordnet werden.
    7. g. Über den Bereich „Mich anrufen“ könnt ihr bei Audioproblemen auf einen anderen / weiteren Audiokanal wechseln.
    8. h. Die Hintergrundeffekte kennen wir schon. Dies kann auch während des Meetings verändert werden und stellt uns somit ein gewisses Maß an Privatsphäre zur Verfügung. Gerade in HomeOffice Zeiten ist das sehr praktisch.
    9. i. Die Live-Untertitel kennen wir schon von anderen Plattformen wie z.B. YouTube. Hier wird das Gesprochene als Untertitel bereitgestellt. Die Qualität wird auch immer besser!
    10. j. Sofern nicht anders konfiguriert, kann die Aufzeichnung des Meetings nur durch den Besprechungsorganisator aktiviert werden. Die Aufzeichnung steht im Nachgang allen Teilnehmern über den Chat zur Verfügung.
    11. k. Mit der relativ neuen Funktion der Transkription erhalten wir die Möglichkeit einer Live-Erfassung des gesprochenen. Aktuell funktioniert das nur in englischer Sprache, ist allerdings schon für weitere Sprachen angekündigt. Die Transkription ist im Nachgang abrufbar und somit auch durchsuchbar.
    12. l. Die Funktionalität der Wähltastatur ist nicht ganz nachvollziehbar und eigentlich für klassische Telefonanrufe gedacht. Eventuell entwickelt sich hier noch etwas.
    13. m. Sollte die Sound- aber auch Video-Qualität aufgrund einer schlechten Internetverbindung schlecht sein oder eure Bandbreite die Videoübertragung nicht hergeben, so könnt ihr alle eingehenden Videos deaktivieren. Gerade im mobilen Umfeld ist das sehr hilfreich, um Datenvolumen einzusparen.
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  9. 7. Über das Kamera-Symbol könnt ihr euer Video deaktivieren oder aktivieren.
     
  10. 8. Über das Mikrofon-Symbol könnt ihr euer Mikrofon stumm schalten oder diese Stummschaltung wieder aufheben.
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  12. 9. Über das Bildschirm-Symbol könnt ihr Bildschirminhalte für alle Teilnehmer freigeben. Dabei können das lediglich Bildschirmausschnitte sein oder auch der gesamte Bildschirm. Eine weitere Möglichkeit ist die Bereitstellung von PowerPoint Live. Hier wird die Power Point Präsentation direkt geteilt und es ergeben sich weitere Funktionen wie der Laserpointer, der Stift, usw.
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  14. 10. Über die Schaltfläche „Verlassen“ könnt ihr aus dem Meeting austreten.
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Microsoft arbeitet ständig und stetig an neuen Funktionen. Allein für das kommende Quartal sind eine Vielzahl an spannenden Neuerungen kommuniziert. Seid also gespannt, in den nächsten Tagen erscheint noch ein weiterer Blog-Artikel, der sich mit diesen Neuerungen und der New Meeting Experience beschäftigen wird. Wir geben euch einen Ausblick, was bald an Funktionen zur Verfügung steht