Die Entscheidung, Microsoft 365 als neue Arbeitsumgebung einzuführen, ist ein wichtiger Meilenstein. Sie ermöglicht moderne Zusammenarbeit, Skalierbarkeit und höhere Flexibilität. Gleichzeitig birgt der Weg in die Cloud einige Fallstricke, die in der Praxis oft unterschätzt werden. Eine Migration ist kein reiner Datenumzug sondern ein komplexes Projekt, das sorgfältige Planung, klare Verantwortlichkeiten und transparente Kommunikation erfordert. In diesem Beitrag zeigen wir Dir die fünf wichtigsten Erfolgsfaktoren, auf die Du achten solltest – damit Dein Vorhaben kein Risiko wird.
1️⃣ Bestandsaufnahme: Was ist eigentlich da?
Bevor Du auch nur einen Datensatz in Richtung Cloud bewegst, solltest Du zunächst eine fundierte Bestandsaufnahme machen. Viele Unternehmen stellen erst im laufenden Projekt fest, dass sie keinen vollständigen Überblick über ihre Daten und Systeme haben. Deshalb lohnt es sich zunächst strukturiert zu erfassen, welche Inhalte betroffen sind: Von Dateien und E-Mails über lokale Anwendungen bis hin zu speziellen Archivsystemen. Achte darauf, nicht nur Volumen und Dateiformate zu erfassen, sondern auch die Relevanz der Daten: Welche Informationen sind aktuell, welche veraltet? Welche Abteilungen nutzen welche Inhalte regelmäßig und wo liegt kritisches Wissen? Eine sauber dokumentierte Ausgangslage macht es später leichter Prioritäten zu setzen und Risiken zu minimieren.
2️⃣ Zuständigkeiten und Rollen definieren
Ein Migrationsprojekt braucht klare Verantwortlichkeiten. Wenn niemand genau weiß, wer Entscheidungen trifft, wer Tests koordiniert oder wer technische Freigaben erteilt, entstehen schnell Verzögerungen oder widersprüchliche Vorgaben. Deshalb solltest Du schon in der Planungsphase festlegen, wer die operative Leitung übernimmt, wer die interne Kommunikation steuert und wer als fachliche Instanz für Rückfragen zur Verfügung steht. In vielen erfolgreichen Projekten gibt es einen übergeordneten Projektverantwortlichen, der alle Beteiligten koordiniert und die Fortschritte dokumentiert. So stellst Du sicher, dass alle an einem Strang ziehen und wichtige Entscheidungen nicht im Tagesgeschäft untergehen.
3️⃣ Kommunikation: Alle ins Boot holen
Auch die beste technische Vorbereitung bringt wenig, wenn die Mitarbeitenden nicht wissen, was auf sie zukommt. Häufig erleben wir, dass Nutzer erst am Tag der Umstellung erfahren, dass ihre Ordnerstrukturen sich verändern oder ihre Dateien künftig an einem anderen Ort liegen. Das sorgt für Unsicherheit und bremst die Akzeptanz. Deshalb solltest Du frühzeitig und regelmäßig informieren, wie der Ablauf geplant ist und welche Veränderungen konkret anstehen. Ein gut strukturierter Kommunikationsplan mit klaren Terminen, einem FAQ-Dokument und festen Ansprechpersonen hilft enorm, Rückfragen zu reduzieren und Vertrauen aufzubauen. So fühlen sich alle Beteiligten gut abgeholt und wissen, wo sie Unterstützung finden.
4️⃣ Backup: Nicht erst nach der Migration denken
Ein weit verbreiteter Irrglaube ist, dass Microsoft 365 automatisch alle Daten umfassend sichert. Tatsächlich stellt Microsoft zwar die Verfügbarkeit der Plattform sicher, bietet aber kein vollständiges Backup, welches alle gesetzlichen Anforderungen und individuellen Sicherheitsbedürfnisse abdeckt. Wer darauf erst nach der Migration stößt hat im Ernstfall ein Problem. Deshalb gehört das Thema Backup schon in die Vorbereitungsphase. Überlege Dir, welche Daten Du wie lange aufbewahren musst, wie der Zugriff geregelt wird und welche Drittanbieterlösungen sich eignen, um Mails, Dateien oder Teams-Inhalte revisionssicher zu sichern. Ein belastbares Backup-Konzept ist ein wesentlicher Bestandteil jeder Cloud-Strategie und sollte nicht auf die lange Bank geschoben werden.
5️⃣ Realistisch planen und testen
Cloud Migration klingt in vielen Präsentationen nach Plug & Play – in der Realität sind Testphasen und Zeitpuffer unverzichtbar. Plane genügend Zeit ein, um mit Pilotgruppen erste Erfahrungen zu sammeln, Prozesse anzupassen und Stolperfallen zu identifizieren, bevor alle Nutzer migriert werden. Nimm Dir Zeit, die Abläufe zu dokumentieren, Feedback einzuholen und Verbesserungen umzusetzen. Eine realistische Zeitplanung hilft nicht nur der IT, sondern auch den Fachbereichen, sich auf die Veränderungen einzustellen. So vermeidest Du Hektik zum Go-Live-Termin und stellst sicher, dass keine wichtigen Details unter den Tisch fallen.
Fazit: Migration braucht Planung – und Weitblick
Die Cloud eröffnet enorme Potenziale für moderne Zusammenarbeit und digitale Prozesse. Gleichzeitig ist sie kein Selbstläufer. Wer ohne Bestandsaufnahme, klare Zuständigkeiten und eine saubere Kommunikation startet, riskiert nicht nur Zeitverzug, sondern auch Akzeptanzprobleme oder Sicherheitslücken. Mit einer fundierten Planung, einem robusten Backup-Konzept und einem realistischen Zeitrahmen legst Du den Grundstein für eine erfolgreiche Migration – und stellst sicher, dass Dein Unternehmen nachhaltig von der Cloud profitiert.
Den Faden nicht verlieren!
🎯 Jetzt Checkliste sichern:
Damit Du keinen wichtigen Schritt übersiehst, haben wir alle Punkte als kompakte Checkliste zum Download vorbereitet!
Schreibe einen Kommentar