Viele Benutzer und auch Administratoren kennen Tags in Microsoft Teams noch gar nicht oder haben sie lediglich mal im Vorbeigehen gesehen.

Mithilfe von Tags in Teams können Benutzer einen konzentrierteren Kreis an Personen in einem Microsoft Teams Team ansprechen. Nehmen wir mal folgendes Beispiel:

  • Sales Team mit 100 Mitgliedern und diversesten Teams Kanälen.
  • Einteilung der Sales-Mitarbeiter in Regionen z.B. Nord, Ost, Süd & West.

Eine mögliche Teams Gruppen- bzw. Kanal-Struktur könnte wie folgt aussehen:

Wir kennen alle die sehr hilfreiche Möglichkeit, Personen oder auch Personengruppen innerhalb eines Teams zu markieren. Das kommt oft zum Einsatz, wenn eine gewisse Wichtigkeit / Dringlichkeit notwendig ist. Bei Posts innerhalb des Teams kann nun auch der Kanal entsprechend markiert werden:

Um hier allerdings eine wirkliche Eingrenzung der Teilnehmer vornehmen zu können, um z.B. im Kanal Allgemein lediglich die Kollegen aus dem Sales-Bereich „Süd“ zu markieren, können Tags in Teams zum Einsatz kommen. Wer die Tags in Teams auf Basis der Microsoft Teams Teams anlegen darf, wird durch die Administration im Teams-AdminCenter vorgegeben. Hier kannst Du bei Rückfragen gerne auf uns zukommen. 

Wenn du die notwendigen Berechtigungen hast, kannst du folglich benutzerdefinierte Tags verwenden. Diese stehen dann zusätzlich zu den Team- und Kanal-Tags zur Verfügung. Angelegt werden können diese über das entsprechende Team in den erweiterten Optionen. Das Menü kannst du über die drei Punkte abrufen und dann die „Tags verwalten“:

Es öffnet sich ein weiteres Menü-Fenster, über welches nun der Tag angelegt werden kann. Auch die entsprechenden Kollegen, welche relevant für den Tag sind, können direkt gewählt werden:

Nun unser Quick Tipp: Bestimmt geht es euch ähnlich und die ein oder anderen Kollegen von euch haben den identischen Vornamen und folglich einen Spitznamen. Wir haben die Lösung: Legt einfach einen Tag für diesen Kollegen mit dem entsprechenden Spitznamen an und schon geht ihr einer Verwechslung bei Markierungen aus dem Weg!

Aber Vorsicht: Wir haben eine entsprechende Limitierung von Tags in Teams:

  • 100 Tags per Microsoft Teams Team
  • 100 Mitglieder pro Tag
  • Maximale Anzahl an Zuweisungen zu einem Tag pro Benutzer von 25 Tags

Ihr habt Fragen zu Tags in Teams? Dann kommt gerne auf uns zu!