Von der Migration zur strukturierten M365-Umgebung
abakus Consulting GmbH
Von der Migration zur strukturierten M365-Umgebung
abakus Consulting GmbH
Das Unternehmen
Die abakus Consulting GmbH ist ein in Ravensburg ansässiges Beratungsunternehmen, das organisatorisch-prozessuale und technische Unterstützung in Beschaffungs- und Vergabeprojekten bietet. Das Unternehmen arbeitet mit öffentlichen Auftraggebern (Ministerien, Behörden, Kommunen) sowie weiteren Institutionen zusammen.
Der Schwerpunkt liegt auf der strukturierenden Vorbereitung und formalen Aufbereitung von Projekten, z.B. Bedarfsaufnahme, Termin-/Dokumentenmanagement, Format-/Vollständigkeitschecks, neutrale, datenbasierte Vergleichsübersichten sowie die koordiniert-standardisierte Zusammenarbeit mit Projektbeteiligten.
Im Projektverlauf führt die Kanzlei der abakus Consulting GmbH, die “abakus – Gesellschaft für Vergaberecht mbH”, die rechtlichen Bewertungen durch, kommuniziert verbindlich mit Bewerbern/Bietern (z.B. §134 GWB), legt/begründet Eignung-/Zuschlagskriterien und gestaltet/prüft die Verträge. Dabei werden die notwendigen Teilleistungen individuell an die Anforderungen der Auftraggeber angepasst und fokussieren auf effiziente Prozesse, Transparenz und verlässliche Projektsteuerung.
Herausforderungen
Nach der Migration zu Microsoft 365 stand die abakus Consulting GmbH vor der Aufgabe, ihre neu geschaffene Cloud-Umgebung nicht zur produktiv, sondern auch sicher und strukturiert zu betreiben. Insbesondere die Absicherung geschäftskritischer Projektdaten spielte eine zentrale Rolle, da die sensiblen Informationen zuverlässig vor versehentlichem Löschen, Cyberangriffen oder sonstigen Datenverlusten geschützt werden sollten. Gleichzeitig zeigte sich im Arbeitsalltag, dass die Anlage neuer Projekte sowie die Zusammenarbeit mit externen Partnern bislang nicht ausreichend standardisiert waren.
Unterschiedliche Strukturen in Microsoft Teams und SharePoint sowie unklare Regelungen bei Gastzugriff führten zu erhöhtem Abstimmungsaufwand und eingeschränkter Transparenz. Für ein rund zehnköpfiges Team war daher eine Lösung gefragt, die Sicherheit, klare Governance und effiziente Prozesse miteinander verbindet – ohne die internen Ressourcen zusätzlich zu belasten.
Lösung
Mit der Implementierung von AvePoint Backup und AvePoint Governance mit MyHub entschied sich die abakus Consulting GmbH für eine ganzheitliche Lösung zur Absicherung und Strukturierung der Microsoft 365 Umgebung. AvePoint Backup sorgt seither für eine automatisierte und umfassende Sicherung aller relevanten Microsoft 365 Daten und ermöglicht im Bedarfsfall eine schnelle, granulare Wiederherstellung einzelner Inhalte oder kompletter Workloads. Dadurch wurde eine zusätzliche Sicherheit- und Compliance-Ebene geschaffen, die über die nativen Bordmittel hinausgeht.
Ergänzend dazu standardisiert AvePoint Governance mit MyHub die Anlage neuer Projekte durch definierte Template und automatisierte Bereitstellungsprozesse. Klare Richtlinien für Gastzugriffe und transparente Freigabeprozesse verbessern die Zusammenarbeit mit externen Partnern nachhaltig. Hinzu kommt, dass der Lifecycle für das Gästemanagement an zentraler Stelle gepflegt und organisiert werden kann.
Das Ergebnis ist eine strukturierte, sichere und skalierbare Microsoft 365 Umgebung, die sowohl den administrativen Aufwand reduziert als auch die Zusammenarbeit im Team deutlich effizienter gestaltet. Neben den Optimierungen in Administration und Zusammenarbeit wurde mit der Lizenzierung nach Benutzern auch eine entsprechende Kostenoptimierung im Vergleich zu den administrativen Aufwänden realisiert.
Kundenstimme
Arne Winterfeldt, Geschäftsführer
"Mit der Einführung von AvePoint Backup und Governance haben wir nicht nur unsere Projektdaten zuverlässig abgesichert, sondern auch klare Strukturen für die Zusammenarbeit geschaffen. Besonders das strukturierte Anlegen neuer Projekte und das transparente Gastmanagement geben uns heute deutlich mehr Sicherheit und Kontrolle.
Ausschlaggebend für die Zusammenarbeit mit LANSCO GmbH war für uns die Kombination aus technischer Expertise, strategischer Beratung, partnerschaftlicher Zusammenarbeit und einem klaren Verständnis für die Anforderungen eines Beratungsunternehmens unserer Größe. Die LANSCO GmbH hat nicht nur eine Lösung implementiert, sondern gemeinsam mit uns ein nachhaltiges Konzept für Sicherheit und Governance in Microsoft 365 entwickelt. Die bereits vorhandene Partnerschaft in den letzten Jahren macht sich daher mehr als bezahlt."
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- Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen an Digitalisierung, Zusammenarbeit und den Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Wichtig dabei ist: Die Lösung muss zu Deinen Prozessen und Zielen passen.
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