Vom Entsorgungskreislauf zur digitalen Durchgängikeit

Das Unternehmen

Die Frankfurter Entsorgung- und Service GmbH (FES ist ein führender kommunal geprägter Dienstleister in öffentlich-privater Partnerschaft für Entsorgung, Stadtreinigung und Services im Rhein-Main-Gebiet mit Sitz in Frankfurt am Main. Die FES bietet ein umfassendes Leistungsspektrum rund um die Abfallentsorgung, Wertstoffverwertung und Flächenreinigung, von der Müllabfuhr über kommunale Reinigungsdienste bis hin zu Spezialdienstleistungen wie Grünpflege, Winterdienst oder Veranstaltungsservices an. Dabei bedient sie sowohl kommunale als auch private und gewerbliche Kunden.

Mit rund 2.000 Mitarbeitenden und einem umfangreichen Fuhrpark setzt das Unternehmen auf Nachhaltigkeit, effiziente Logistik und hohe ökologische Standards, um Sauberkeit, Ressourcenschonung und Lebensqualität in der Region sicherzustellen. Die FES hält mehrere Tochtergesellschaften und ist in verschiedenen Beteiligungen aktiv.

Herausforderungen

Mit der Migration nach Microsoft 365 stand die FES vor einer vielschichtigen Transformation. Neben der technischen Ablösung von SharePoint 2019 und Nintex, musste das bestehende Intranet, zahlreiche Business Apps und Workflows sowie die Grundlage für eine digitale Personalakte in eine moderne, cloudbasierte Umgebung überführt werden. Dabei ging es nicht nur um eine 1:1-Migration bestehender Lösungen, sondern um eine zukunftsfähige Neugestaltung von Prozessen, Strukturen und Benutzererlebnissen.

Eine besondere Herausforderung bestand darin, die bestehenden, teilweise historisch gewachsenen Business Apps und Workflows neu zu denken und auf Basis der PowerPlattform effizient, transparent und skalierbar abzubilden. Gleichzeitig sollte das neue Intranet als zentrale digitale Arbeitsplattform dienen und unterschiedliche Zielgruppen, von Verwaltung bis operativer Belegschaft, gleichermaßen erreichen.

Hinzu kam der kulturelle Wandel: Die Einführung einer digitalen Personalakte sowie neuer kollaborativer Arbeitsweisen erforderte nicht nur technisches Know-how, sondern auch Vertrauen, Akzeptanz und Kompetenzerweiterung bei den Mitarbeitenden. Für die FES war klar, dass die Transformation nur dann nachhaltig erfolgreich sein kann, wenn Technologie, Prozesse und Menschen ganzheitlich betrachtet werden, ganz im Sinne ihres eigenen Anspruchs an Durchgängigkeit und Kreislaufdenken.

Lösung

Gemeinsam mit der LANSCO GmbH entwickelte die FES ein ganzheitliches Migrations- und Enablement-Konzept, das technologische Modernisierung und People Enablement konsequent miteinander verzahnt.

Im ersten Schritt wurde ein tragfähiges Migrationsszenario für die Überführung von SharePoint 2019 und Nintex nach Microsoft 365 entwickelt. Bestehende Prozesse wurden analysiert, konsolidiert und auf Basis der PowerPlattform neu aufgebaut. So entstanden moderne Business-Apps und Workflows, die Transparenz, Automatisierung und Medienbruchfreiheit fördern. Parallel dazu wurde ein neues Intranet als zentrale Informations- und Kollaborationsplattform konzipiert und umgesetzt. Mit der Einführung der digitalen Personalakte wurde zudem ein weiterer zentraler Baustein der digitalen Arbeitswelt für alle Mitarbeitenden realisiert.

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war das begleitende Schulungs- und Veränderungskonzept, welche von der LANSCO GmbH bereitgestellt und in Zusammenarbeit mit der FES weiterentwickelt wurde. Von strategischen Potenzialworkshops über Champion-User-Workshops bis hin zu offenen Enduser-Lerncafés (Webinaren) wurden alle Zielgruppen adressiert und aktiv in die Transformation eingebunden. Ergänzend wurde ein nachhaltiges Schulungsmanagement etabliert: Mit monatlichen M365-News-Updates im Rahmen der LANSCO Innovativen Kaffeepause, Trusted Advisory-Sessions sowie regelmäßigen FreshUp-Schulungen stellt die FES sicher, dass Wissen kontinuierlich aufgebaut und aktuell gehalten wird.

So entstand eine durchgängige, moderne digitale Arbeitsumgebung, getragen von einer Partnerschaft auf Augenhöhe, welche Technologie nicht isoliert einführt, sondern als integralen Bestandteil ihrer Weiterentwicklung versteht.